Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.2. A levéltári leírás - 7.3.2.1. Az ISAD(G)
658 ■ 7. Levéltári informatika 7.3.2. A levéltári leírás A levéltári leírás az iratokban lévő, valamint azokkal kapcsolatos információk áttekintő és kivonatos rögzítése, ami történhet hagyományosan vagy elektronikus módon. A levéltári leírás célja, hogy az eredményeképpen létrejött segédlet vagy nyilvántartás segítségével a felhasználó az iratokban lévő részletes információkhoz a lehető legteljesebben, leggyorsabban és leghatékonyabban hozzáférjen. Leírás alatt régebben kizárólag segédletkészítést értettek, amelynek eredménye kéziratos vagy nyomtatott, nyilvántartási és/vagy publikációs céllal létrehozott segédlet volt. (Nem tekinthető leírásnak egy levéltári irat vagy irategyüttes forrásközlése.) Az informatika terjedésével az 1980-as és 1990-es években egy új és egyre nagyobb jelentőségű segédlettípus jelent meg, majd hódított teret a levéltárakban: az adatbázis. De az informatika más tekintetben is gyökeresen megváltoztatta a levéltári leírást: integrációs erejének köszönhetően egyesíthetőkké váltak a különböző levéltári intézmények segédletei, elmosódtak a különbségek adatbázisok, valamint kéziratos és nyomtatott segédletek között, sőt átjárás nyílt az integrált segédletek és a nyilvántartások között. Az 1990-es évek elején, amikor a fejlett országokban általánossá vált a számítógépek használata a levéltárakban, az integráció szükségessége igen élesen vetődött fel. Ennek azonban nemcsak a technikai, hanem a levéltártani feltételeit is meg kellett teremteni. Az alapvető kérdés a következőképpen merült fel: lehet-e olyan szabványt kidogozni, amely a levéltári segédletekben foglalt adatokat és információkat egységesen leírja? A nemzetközi szakmai közösség sikeresen oldotta meg ezt a feladványt, és az eredmény három, világszerte elterjedt szabvány lett: az ISAD(G), az ISAAR és az EAD. 7.3.2.1. AZ ISAD(G) 1994-ben a Nemzetközi Levéltári Tanács elfogadta a szervezet Leírási Szabványbizottsága által kidolgozott általános nemzetközi levéltári leírási szabványt (angolul General International Standard Archival Description, a rövidítése ISADjG]), és még abban az évben meg is jelentette (a második kiadást 2000-ben publikálták). Ez az egyik legfontosabb dokumentum, amit a Tanács valaha is kiadott. Az ISAD (G) 26 adatelemet 7 információs területre csoportosít: ♦ Azonosító adatok (hivatkozási kódok, cím, évkör, dátum, a leírás szintje, terjedelem). ♦ Kontextus (az iratképző szervezet vagy személy neve, szervezeti vagy életrajzi ismertetés, az iratok története, a levéltárba kerülés jogcíme és forrása). ♦ Tartalom és struktúra (időkör, földrajzi kör, az irategyüttes tartalma, iratértékelés és selejtezés, gyarapodások, az iratanyag rendszere). ♦ A kutathatóság és a használat feltételei (a kutathatósággal, a használattal, illetve a reprodukálással kapcsolatos feltételek, az iratok nyelve, fizikai jellemzők és technikai követelmények, segédletek).
