Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.1. A levéltári információ - 7.3.1.1. A levéltári információ elemei
654 ■ 7. Levéltári informatika Az informatikai stratégia, ami 10-15 éves távlatban jelöli ki a követendő utat, csak szűk keretek között foglalkozhat a hardver kérdésével. A hardver fontosabb elemeinek elavulási ciklusa átlagosan 10 év, azaz rövidebb, mint a stratégia időhorizontja. A változásokra azért fel tudunk készülni, például érdemes modulokban gondolkozni, megbízható, nagy teljesítményű és bővíthető szervereket venni, vagy a belső hálózatot túltervezetten kiépíteni, hogy a jövőben az aktuális igénynél jóval több klienst ki tudjon majd kiszolgálni. Hasonló a helyzet a szoftverrel, annyi a különbség, hogy a szoftverelemek elavulási ciklusa még rövidebb, mint a hardveré. A stratégiában itt is főleg az irány kijelölésével kell foglalkoznunk, és időállóságra, valamint kompatibilitásra kell törekednünk. Az architektúraépítés fontosabb pontjait ki kell jelölni, meg kell határozni, hogy például milyen adatbázis-kezelő mellett tesszük le a voksot. Érdemes szoftver- és formátumfüggetlenségre törekedni, mert így kevésbé leszünk kiszolgáltatva a szállítóknak és szolgáltatóknak. A stabilitást és a függetlenséget az egyik legfontosabb prioritásként kell kezelni az informatikai stratégiában. Nem szabad elfelejteni, hogy a levéltár bármilyen informatikai tevékenységének eredménye elektronikus irat lesz, amit megfelelően archiválni kell. A stratégiában mindenesetre dönteni kell, hogy a hosszú távú megőrzés mely módszerét (például emulálást vagy migrációt - lásd a 7.8.4.2. pontot) választjuk. Az informatikai rendszer biztonságát is meg kell tervezni. Ez egyrészt a külső behatolás ellen megfelelően védő rendszer tervezését jelenti (tűzfal, vírusvédelem), másrészt egy belső biztonsági szabályzat kidolgozását. Ez utóbbiban szabályozni kell a rendszerhasználók azonosítását és az adathozzáférést, a vezetendő dokumentáció részleteit (például az adatbázisokról), a kötelezően végzendő másolatkészítéseket stb. 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS ■ KÖRMENDY LAJOS 7.3.1. A levéltári információ 7.3.1.1. A LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ELEMEI ■ Azonosító Az azonosító elem (törzsszám, jelzet, cím) lehetővé teszi a levéltári anyag pontos egyedi jelölését. Az azonosítók, közülük különösen a jelzetek, a levéltári információs rendszerek meghatározó elemei (az 1990-es években több levéltár a jelzetekre próbálta építeni az egész informatikai rendszerét). Az azonosítók akkor töltik be jól funkciójukat, ha bármely szinten (például sorozat, fond, fondfőcsoport esetében) lehetővé teszik az iratok pontos, egyedi azonosítását. Amint azt az alábbiakban látni fogjuk, a levéltári iratok hierarchikus
