Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.1. A levéltári információ - 7.3.1.1. A levéltári információ elemei
7.3. Levéltári információ és leírás ■ 655 rendben sorakoznak, különböző szintű halmazokba tartoznak. A jó azonosítónak tükröznie kell ezt a rendszert, tartalmaznia kell mindazon felsőbb szintű halmazok azonosító elemeit, amelyekbe a kérdéses irat vagy irategyüttes tartozik. Lássunk egy példát egy önkormányzati levéltári jelzetből: V_101b_12cs_128o. A feloldása: Megyei városok és községek (V), X város tanácsának iratai (101), Közigazgatási iratok (b), 12. csomó, 128. oldal. Ez a jelzetrendszer fondfőcsoporttól kezdődően oldalszámig bezárólag lehetővé teszi az irat azonosítását. Hiányossága, hogy nincs külön jelzetelem az őrző intézményről (intézményi adatcserénél ez fontos), illetve a fondcsoportról vagy levéltárról. ■ Tartalom és struktúra Minden levéltári iratban vagy irategyüttesben információ van rögzítve, ezt nevezzük tartalomnak. Témánk, a levéltári informatika szempontjából érdekesebb a struktúra. Minden iratnak és irategyüttesnek van belső szerkezete, ez azt mutatja, hogy a belső irategységek (iratcsoportok) hogyan vannak rendezve, milyen kapcsolat van közöttük, illetve hogy az adott irategyüttes a teljes hierarchiában milyen helyet foglal el. Az irategyütteseket elsősorban a struktúra teszi irattárrá vagy levéltárrá. Az információk, adatok irattá strukturálódnak, ez a levéltári fond alapegysége. Az iratok ügyiratot alkotnak, az ügyiratok csoportja tételként jelentkezik az irattári tervben, a tételek sorozatot formálnak, több sorozat alkot egy állagot, az állagok csoportja pedig egy fondot. (Ez az ideális szerkezet. A gyakorlatban az irat és a fond közötti egységek közül egy vagy több hiányozhat.) Ez alapján megkülönböztethetünk (felülről lefelé haladva) fondszintet, állagszintet, sorozatszintet stb. Az egységek közötti kapcsolatok általában megfelelnek az eredeti irattári rendnek, ez pedig - többé-kevésbé - tükrözi az iratképző szervezeti rendjét. Az információs egységek/irategyüttesek közötti kapcsolatok iránya kétféle lehet: vertikális, illetve horizontális. A vertikális jelző az összefüggés irányára utal, mert ha lerajzoljuk egy levéltár irategyüttesei (állag, fond, fondcsoport stb.) közötti kapcsolatokat, akkor a hierarchikus kapcsolatokat függőleges vonalakkal tudjuk érzékeltetni. A vertikális kapcsolatok fontosabbak, mint a horizontálisak, mert az irategyüttesek legfontosabb jellemzője, hogy egymásra épülnek. Egy vállalat iratainak összessége alkot egy fondot, a vállalat igazgatósága által létrehozott iratok ezen belül egy állagot, ami sorozatokra bomlik, mint például jegyzőkönyvek, jogi iratok stb. Az a cím, hogy „Jegyzőkönyvek”, nem mond semmit, ezt ki kell egészíteni azzal, hogy milyen testületnek a jegyzőkönyvei (Igazgatóság), de hogy valóban adekvát információt adjunk, ehhez hozzá kell azt is tennünk, hogy „X vállalat”, azaz esetünkben a három egység címe együtt érvényesül megfelelően. A horizontális kapcsolatok általában gyengébbek („A jegyzőkönyvek mellett vannak jogi vonatko
