Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

1 A levéltárak funkciói és az iratok értékei - 1.1 A levéltárak funkciói

7 1 A levéltárak funkciói és az iratok értékei 1.1 A levéltárak funkciói Az iratokat mindig meghatározott céllal gyűjtötték és őrizték, ennek megfelelően a levéltárak (legyenek azok irattárak vagy történeti gyűjtemények) négy fő funkcióját különböztetjük meg: az igazgatásit, a jogbiztosítót, a forrásbázist, és a kulturálist.  Igazgatás. A szervezett emberi társadalmak működéséhez egy adott fejlettségi szint fölött már elengedhetetlen az írásbeli rögzítés, mert a szükséges adatok nyilvántartása nélkül nem lehetne igazgatni, szervezni, elbírálni egyének és csoportok, hivatalok és szervezetek (együtt)működését. A hivatalok és szervezetek levéltárai elsősorban azzal a céllal jönnek létre, hogy a saját működésüket szolgálják, de akár egyének is felhalmozhatnak iratokat hasonló céllal.  Jogbiztosítás. A fejlett, írásbeliséggel bíró társadalmak kiépülésével a jogbiztonságot szolgálta, hogy az elnyert jogokat (pl. nemesi rangot, birtokadományt) írásban rögzítették, amit aztán erre hivatott intézmények megőriztek, hogy a későbbiekben ezekkel az iratokkal lehessen bizonyítani vagy cáfolni a jogokat. Ilyen volt pl. az antik Rómában a Tabularium, amely magániratok depozitja volt, vagy a magyar királyi kancellária levéltára, ahol a Libri regii c. sorozatban tartották nyilván a királyi cím- és rangadományokat. A 19. századtól kiépülő polgári társadalmakban a jogbiztonság alapvető követelménnyé vált, és ennek megfelelően újabb, a jogbiztonságot szolgáló levéltárak jöttek létre, pl. a közjegyzői levéltárak, az állami anyakönyvek gyűjteményei, a telekkönyvi nyilvántartások. Jogállamban egy hiteles körülmények között keletkezett és egy hiteles őrző intézményben, pl. állami levéltárban megfelelően archivált iratok bármelyike felhasználható bizonyítékként.  Forrásbázis. A levéltári adatokat nemcsak igazgatási vagy jogérvényesítő céllal használhatják, hanem tudományos és/vagy a múlt megismerésének céljából is. A legismertebb ilyen felhasználás a történeti kutatás, amikor már „elavult”, azaz gyakorlati célra már nem szolgáló, levéltárakban őrzött iratokat használnak forrásként. De hasonló funkcióval bírnak azok a hatalmas, archivált adategyüttesek is, pl. geológiai vagy csillagászati mérések adatbázisai, amelyeket későbbi kutatók használnak fel tudományos munkájukban.