Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

1 A levéltárak funkciói és az iratok értékei - 1.2 Az iratok értékei - 1.2.1 Az adminisztratív/gyakorlati érték

8  A kulturális funkció csak viszonylag későn, a 20. században jelent meg a levéltárak életében. A levéltári kiállítások, látogatások, ismeretterjesztő előadások és publikációk a levéltárról magáról vagy a benne őrzött iratokról azt a célt szolgálják, hogy a szélesebb közönséggel megismertessék a levéltár munkáját és feladatait, valamint hogy az iratok értékére felhívják a figyelmet. A levéltári funkciók szoros kapcsolatban vannak az őrzött iratok értékével, amelyeket mindig az adott társadalom determinál. Amint a következő fejezetben meglátjuk, a történelem során akár rövid idő alatt is radikális változások történhettek a (levéltári) iratok értékeiben, amelyek így maguk után vonják a funkciók érvényesülésének változását is. 1.2 Az iratok értékei

1 Az iratok az életciklusuk során

2 – létrehozásuk pillanatától a levéltárba adásukig, illetve kiselejtezésükig – többféle értéket hordoznak. Ezek az értékek egyidejűleg vannak jelen és súlyuk az idők folyamán állandóan változik. 1.2.1 Az adminisztratív/gyakorlati érték Az adminisztratív/használati érték az a (potenciális) előny vagy haszon, amit a használó élvez az iratok információja révén a jelen vagy jövőbeni tevékenységében (nem számítva a jogbiztosító tevékenységet). Az iratképző számára ez a legfontosabb érték, hiszen az iratokat éppen azért hozta létre, hogy a tevékenységét segítsék. Ahogy azonban lezárulnak az ügyek, a hozzájuk tartozó iratok adminisztratív/használati értéke csökken, és mivel a cselekvés, tevékenység időben zajlik, az értékcsökkenés kapcsolatban áll az idővel. Az egyes iratok értéke jelentősen eltérhet, az értékállandóságuk úgyszintén. Egy üzlet kis értékű megrendelésről szóló ügyirata a teljesítés után rohamosan veszít az adminisztratív/használati értékéből, a cég 1-2 éven belül valószínűleg ki is selejtezi. A Coca-Cola üdítőital-koncentrátum titkos receptjének használati értéke – az irat több mint 140 éves, és újsághírek szerint csak a cég néhány kiválasztott dolgozója ismeri – viszont az idők folyamán nem hogy csökkent volna, hanem ellenkezőleg, nőtt, mert a cég folyamatosan terjeszkedett és növelte a forgalmát. Az ilyen tendencia azonban kivétel, az iratok túlnyomó 1 Ennek a fejezetnek a részletesebb kifejtését lásd A levéltári irat értéke és az iratértékelés című, a Levéltári Szemle, 1994/4. számában megjelent cikkemben. 2 A levéltári szakirodalomban általánosan elfogadott nézet szerint az iratoknak létezésük alatt három ciklusuk lehet: az aktív (a keletkezésük és aktív használatuk a létrehozónál), a félig aktív (amikor a létrehozónál az aktív használatból kikerültek, de még nem selejtezték ki, illetve nem szállították őket levéltárba), végül az inaktív (amikor már a levéltárba kerültek végső megőrzésre). A kiselejtezett iratoknál a három ciklus egyre vagy kettőre rövidülhet. Lásd pl. Terminologie archivistique multilingue de l'ICA. Elérhető: http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1028