Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

5 Az iratok integritása és lényeges jellemzői

33 az integritás ellen dolgozik. Viszont ha a selejtezést megfelelő módszerrel (minél kevesebb kapcsolódást elvágva), az irattári tervvel összhangban végezzük, és megfelelően dokumentáljuk az eljárást (tehát leírjuk, hogy mit selejteztünk ki), akkor nemcsak a hitelességet, de a megfelelő külső integritást is biztosítjuk. Ugyanakkor tudomásul kell venni, hogy vannak olyan iratok, amelyek külső integritása – bármennyire is szeretnénk – nem őrizhető meg. Ilyenek pl. a weblapok, amelyek jellemzően tele vannak linkekkel (más weblapokra ugrás lehetőségével): egyrészt a weblapok nagyon gyorsan változnak (dinamikusak), másrészt a linkekkel további lapokra mutatnak, tehát ha követnénk azokat, akkor az archiválás mértani hatványként növekedne. Külön gondot jelenthetnek az adatbázisok, nemcsak a bonyolult struktúrájuk miatt, hanem mert 1) sokuk dinamikus, azaz a tartalmuk gyorsan változik, 2) a hosszú ideig működő adatbázisok szerkezetben és funkcióban is változhatnak, 3) az adatbázisok jellemzője az átmeneti – néha tranzakciósnak nevezett – rekordok léte, amit a használó hoz létre pl. kereséskor, szűréskor. Ezekre a problémákra nincs univerzális megoldás, sokkal inkább kompromisszumokban kell gondolkodni. Az egyik lehetőség az ún. pillanatfelvételek létrehozása, amikor elmentjük és archiváljuk egy adatbázis állományát egy adott időben. Ennek az a nagy hátránya, hogy egy dinamikus adatállomány statikus lenyomatát hozzuk létre, ráadásul ezt időről-időre meg kell ismételni, ami hosszú távon és sok adatbázissal számolva óriási tárhelyet követel. Jobban kíméli a tárhelyet az ún inkrementális mentés, amikor – egy teljes mentés után – csak a megváltozott rekordokat mentjük el, így lehet később rekonstruálni a pontos változásokat. Ez viszont nem segít akkor, ha lényegesen változott az adatbázis szerkezete vagy funkciója. Az átmeneti rekordokat nem érdemes megőrizni, viszont az adatbázis azon funkcióit, eszközeit, amelyek ilyen rekordok létrehozását lehetővé teszik, feltétlenül.

35 Amint az előzőekben láttuk, az integritáshoz hozzá tartozik a kapcsolódó iratok (irategyüttesek) összetartozásának megőrzése is. Bár sok szervnél külön gyűjtik pl. az emaileket, ezek többnyire egy-egy ügyhöz kapcsolódnak és más iratokkal (levelekkel, memorandumokkal stb.) együtt alkotnak egy-egy ügyiratot. A szerveknél egy ügyben egyaránt keletkeznek analóg (papír) és e-iratok – ezeket nevezik hibrid iratoknak –, az összetartozásukat az irattári rendszernek kell biztosítania. A levéltárakba pedig hasonlóképpen sok vegyes irat kerül, sőt a meglévő papír- vagy mikrofilmezett iratok egy részét is digitali- 35 A vázolt kérdésekről lásd pl. Luciana Duranti & Kenneth Thibodeau: The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: the View of InterPARES. In: Archival Science 6, 1: 13-68. old. (2006) vagy Malcom Todd: File Formats for Preservation (Technology Watch Report, Digital Preservation Coalition 2009) 27-29. old. Elérhető: http://www.dpconline.org/advice/technology-watch-reports