Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
5 Az iratok integritása és lényeges jellemzői
32 a feltétellel, hogy a tartalom szervezése és a szükséges annotációk, valamint a dokumentációs formák változatlanok maradjanak.”31 Az Ausztrál Nemzeti Levéltár szerint az irat lényegét (record essence) kell megőrizni: ilyen például egy szövegszerkesztett iratnál a tartalom, a betűszedés, a grafikák stb., de nem tartoznak ide például a toolbar-ok vagy a képernyő eszköztára (gombok, színek stb.). Az ausztrál levéltárosok elismerik, hogy „az irat lényege nem egy tudomány és eléggé függ a szubjektív megítéléstől...” Az irat lényegét irattípusonként (szövegszerkesztett irat, e-mail stb.) állapítják meg, hogy aztán az ellenőrzés – hogy a lényeg megvan-e – már formális mechanizmus legyen. 32 Az ausztrál koncepció levéltártanon alapszik, mások inkább az irattani vagy a technikai szempontokat hangsúlyozzák. Az, hogy mi a lényeges, az ugyanis nemcsak irattípusonként, hanem fájltípusonként is eltérő lehet, hiszen egy szövegfájlnak mások a technikai specifikációi, mint egy videófájlnak. Ezt feltérképezendő indultak olyan projektek (pl. az InSPECT vagy a PLANETS 33 ), amelyek különböző típusú digitális objektumok azon lényeges jellegzetességeit (significant properties) definiálták, amelyek megléte szerintük biztosítja az objektum integritását. (Erre alapozva lehet aztán olyan szoftvereket kifejleszteni, amelyek automatikusan ellenőrzik ezeknek a jellegzetességeknek a meglétét pl. konverzió után.) Az InSPECT pl. a strukturált szövegeknél 37 jellegzetességet állapított meg, amelyben vannak a tartalomra (pl. cím, létrehozó, kulcsszavak) vagy formára (pl. sortörés, aláhúzott, félkövér) utaló információk és egyéb adatok (pl. gomb, listaelemek). 34 Láthatjuk, hogy a nemzetközi szakirodalom rendkívül sokat foglalkozik az egyes iratok integritásával, azaz a belső struktúrával, de meglepően keveset a külső struktúrával, azaz irategyüttesek integritásával. Pedig ez is fontos lenne, mert amint az előzőekben láttuk az egyes levéltári iratok nem állnak meg önmagukban, a jelentésük és értékük csak a többi irattal együtt érvényesül, tehát a külső integritást is meg kell őrizni. A külső integritást másképpen kell garantálni, mint a belsőt. Az iratképzőknél keletkezett iratok nagy részét – úgy az analógokat, mint az e-iratokat – ki kell selejtezni, ez pedig 31 Conditions requises pour évaluer et maintenir l’authenticité des documents d’archives électroniques (InterPARES) 3. old. Elérhető: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_authenticity_requirements%28french%29.pdf. Meg kell jegyezni, hogy a dokumentációs formát illetően a nézetünk eltérő. 32 Helen Heslop & Simon Davis & Andrew Wilson: An Approach to the Preservation of Digital Records (National Archives of Australia, December 2002) 13-15. old. Elérhető: http://www.naa.gov.au/Images/an-approach-green-paper_tcm16-47161.pdf 33 http://www.planets-project.eu/ 34 Stephen Grace & Gareth Knight &, Lynne Montague: InSPECT Final Report (2009) 20. old. Elérhető: http://www.significantproperties.org.uk/inspect-finalreport.pdf
