Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
3 A levéltári irat és alkotó elemei - 3.5 Struktúra - 3.5.2 Külső struktúra
23 3.5.2 Külső struktúra A levéltári iratok kapcsolódnak más iratokhoz: tartalom, eljárás, funkció vagy forma szerint csoportosulnak, így az egy ügyhöz tartozók ügyiratot alkotnak, az ügyiratok csoportja tételként jelentkezik az irattári tervben, a tételek sorozatot formálnak, több sorozat alkot egy állagot, az állagok csoportja pedig egy fondot. Ez alapján megkülönböztethetünk iratszintet, ügyiratszintet, tételszintet, sorozatszintet, állagszintet és fondszintet. Az egységek közötti kapcsolatok általában megfelelnek az eredeti irattári rendnek, ez pedig – többékevésbé – tükrözi az iratképző működését. A külső struktúra azonban nem áll meg fondszinten. Egy levéltár általában sok helyről (iratképzőtől) gyűjti az iratait, azaz sok fondot őriz, ezeket pedig egy nagy struktúrába kell integrálnia, különben nem tudja kiépíteni a nyilvántartó és az információ-visszakereső rendszerét. Ezt a fond fölötti szerkezetet nevezhetjük makro- vagy külső struktúrának. Az egyes iratok azonban közvetlenül is kapcsolódhatnak más csoportba tartozó iratokhoz. Erre a legjobb példa egy weblap, ami linkek révén van összekötve más weblapokkal. A külső struktúrában a kapcsolatok iránya kétféle lehet: vertikális, illetve horizontális. A vertikális jelző az összefüggés irányára utal, mert ha lerajzoljuk egy levéltár irategyüttesei (állag, fond, fondcsoport stb.) közötti kapcsolatokat, akkor a hierarchikus kapcsolatokat függőleges vonalakkal tudjuk érzékeltetni. A horizontális jelző „egyenrangú” kapcsolatokra utal, pl. arra, hogy mely sorozatok alkotnak egy állagot, vagy hogy egy e-mail milyen korábbi e-levélre válasz, illetve milyen papíriratokkal kapcsolatos. Az iratok információs értékének megőrzéséhez elengedhetetlen a külső struktúra megőrzése. Ha pl. egy iratsorozat darabjait szétszórjuk és nem jelezzük az összetartozásukat, akkor a fizikai sértetlenségük ellenére az értékük (mindhárom) jelentősen csökken, mert nem köthetők a keletkeztetésének okához, az ügyhöz, a szervezethez vagy személyhez, amely létrehozta őket. Ezért fontos a struktúrának a feltárása, dokumentálása és megőrzése, az analóg világban ezt szolgálták a különböző nyilvántartások, leírások és segédletek. Az e-világban bonyolultabb a helyzet, mert az e-iratoknak jellemzően sokkal több külső kapcsolódásuk van: a weblapok tele vannak linkekkel, az e-mailek csatolmányokkal. Már az az egyszerű tény, hogy a háromdimenziós világ az informatikában kétdimenziósra szűkül, komoly hátrányt jelent, amit csak strukturális metaadatokkal tudunk ellensúlyozni. A hagyományos levéltári iratok kutatásánál a dobozokat, dossziékat – azaz a külső struktúrát – azonnal felismerjük, hiszen elkülönülnek a többi doboztól és dossziétól, a bennük
