Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
3 A levéltári irat és alkotó elemei - 3.1 Hordozó
19 fejezetben láttuk. Nem öncélú levéltári vagy könyvtári követelmény ez, hanem a társadalom, sőt az emberi civilizáció elemi érdeke, és reményeim szerint ezt be tudom bizonyítani a könyvben. A következő fejezetekben ezeket a kérdéseket fejtem ki részletesen. 3 A levéltári irat és alkotó elemei Az irat nem azonos az információval vagy az adattal, annál komplexebb fogalom, egy adat vagy információ önmagában még nem irat, sok követelménynek kell megfelelnie, hogy azzá váljon. Sokféle irat van, a témánk szempontjából számunkra a legfontosabb a levéltári irat fogalma és felépítése. A levéltári szakirodalom nagyjából egységes elvek mentén határozza meg az irat fogalmát. Idézzük a Nemzetközi Levéltári Tanács levéltártani terminológiai szótárának a fondra vonatkozó definícióját, amely – mivel magában foglalja –, érvényes a levéltári iratra is: a fond „egy természetes vagy jogi személy által készített vagy kapott iratok együttese, amelyeket [a létrehozó] bizonyítékként vagy információs céllal őriz akár jogi okokból, akár tevékenységének gyakorlása céljából.” 15 Ebből a definícióból viszont egy fontos dolog hiányzik: az iratoknak az irattári rendszerbe regisztráltnak (iktatottnak) kell lenniük. A levéltári irat több, egymással kapcsolatban álló alkotóelemből áll: hordozóból, formából, tartalomból, azonosítóból, struktúrából és kontextusból. 16 3.1 Hordozó Az analóg világban hordozónak tekintjük azt a fizikai tárgyat, ami az információt hordozza, a megjelenítését lehetővé teszi. Papíriratok esetén ez magát a papíranyagot, illetve a tintát vagy nyomdafestéket jelenti, és a „hordott” információt közvetlenül, emberi szemmel tudjuk olvasni. Mikrofilmek esetében már egy kicsit bonyolultabb volt a helyzet, mert a kényelmes olvasásához szükséges egy gép, persze ez végső soron lehet egy nagyító is, de a hordozó fogalma alatt itt is a fizikai objektumot (filmtekercset vagy filmlapot) értünk. Az e-világban mindez gyökeresen megváltozott, főként mert az e-iratnak nincs fizikai aspektusa. Ez a felismerés igazán az internet elterjedésével vált világossá sokak számára: az e-iratot őrizhetik bárhol a világon, lehet bármilyen fizikai hordozón (merevlemezen, CD- 15 http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/4319/5205, a definíció a MOREQ2-től lett kölcsönözve. 16 Vannak más felosztások is. Pl. az InterPARES-projekt az e-iratoknak – főként a diplomatikára alapozva – négy alapvető elemét különböztet meg: dokumentációs forma, annotációk, médium és kontextus. Lásd: Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic Records, Appendix 2. Elérhető: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_template_for_analysis.pdf
