Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
2 Levéltári kihívások az analóg és a digitális világban - 2.4 Az elektronikus iratok tartós megőrzésének nehézségei
18 működtetéséhez (olvasásához) és megőrzéséhez technikai eszközrendszer (hardver, szoftver és e-környezet) szükséges, ami értelemszerűen determinálja az e-iratokat; 2) mivel az eszközrendszer az idők folyamán gyorsan változik, ezért az iratokat lehetetlen megőrizni az eredeti állapotukban. Mindenki, aki hosszabb ideje használ számítógépet, tapasztalhatta, hogy a régi lemezek, fájlok az újabb gépen vagy újabb szoftverekkel nem olvashatók-használhatók, vagy többé-kevésbé hibásan működnek, mert már nem felelnek meg az aktuális szabványoknak. Ahogy nő az időintervallum, úgy csökken az esély a használatra. 20 évvel ezelőtt általános volt a floppy lemezek használata, a mostani tizenévesek legfeljebb hallottak róla. Manapság egyre több számítógép készül CD-DVD-meghajtó nélkül, nem beszélve az új okostelefonokról (ezek is számítógépek!), ahol fizikailag nincs is hely az ilyen médium használatára. A DOS-os vagy korai Word-del szövegszerkesztett fájlokat legfeljebb szakemberek tudják életre kelteni. A hardver-, illetve szoftverelavulás miatt 5-10 év után veszélybe kerülnek az e-iratok. A szabványok hiánya vagy a túl sok szabvány, ami lényegében ugyanazt eredményezi, jelen időben is fennáll, nemcsak az idő múlásával. Ha valakinek nem áll a rendelkezésére a megfelelő szoftver, akkor nem tudja olvasni az adott szoftvertől függő fájlokat. A szabványosság, mint működési követelmény egyébként minden környezetben fennáll, még az analóg világban is, de ott természetesnek tartottuk – igazából észre sem vettük –, hogy minden emberi szem „szabványos”, tehát gond nélkül tudtuk olvasni az analóg iratokat. (Hogy értettük-e, az más kérdés.) Az e-iratoknál döbbentünk rá, hogy a „szabványtalanságnak” milyen nagy a kockázata, milyen súlyos a következménye – sokkal nagyobb, mint ugyanez a probléma más technikai környezetben (pl. autóknál). Az e-iratok hosszú távú hiteles megőrzésének azonban nemcsak technikai, hanem levéltártani feltételei is vannak. Ezek már kevésbé ismertek, pedig legalább olyan fontosak, mint a technikaiak, és legalább olyan sok problémát okoznak, mert az informatika jelentősen átfogalmazta az archivisztika korábbi fogalmait és szabályait. Minden lényeges levéltártani változás eredője négy dologra vezethető vissza: 1) az e-iratnak nincs fizikai aspektusa; 2) az e-iratnak megváltozott a szerkezete és erősen függ a technikától; 3) az e-iratot könnyű létrehozni, változtatni, sokszorosítani, kombinálni és terjeszteni; 4) az előző okok miatt robbanásszerűen növekszik az e-iratok mennyisége. Az e-iratok hosszú távú megőrzésének célja, hogy megőrizzük az iratok valós és potenciális értékét, hogy ezáltal a levéltárak be tudják tölteni a funkciójukat, ahogy azt az 1.2.
