Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.

Mivel vélhetően még távolabb van az az eszményi állapot, amikor a kollégák laptopokkal járva ellenőrzik a szerveket és az oda bevitt adatok azonnal vagy átkonvertálás után megjelennek az e-Archivumban, ezért egyelőre csak azt tudjuk tanácsolni, hogy idejekorán szinkronba kell hozni a programmal a szervellenőrzések során alkalmazott adatlapokat, hiszen annak közvetítésével fognak az adatok bekerülni a programba. Érdemes felkeresni ez ügyben a területileg illetékes közigazgatási hivatalokat, illetve azok kirendeltségeit, mivel a mai magyar közigazgatás — finoman fogalmazva — nem minden párhuzamosságot nélkülöző működését esetleg a javunkra tudjuk fordítani. Tapasztalatunk szerint ugyanis a nevezett hivatalok is végeznek — a jövőben pedig elképzelhető, hogy még inkább — az Ltv-ben a levéltárakhoz rendelt, bizonyos részleteiben egymást teljesen fedő ellenőrzési feladatokat, így nem árt a tapasztalat-, még inkább az információ csere. A „Segédtáblák" testre szabásának elvégzése után elvileg nem lehet gond egy-egy szervtábla kitöltésével, feltéve, ha a begépelendő adatok a rendelkezésünkre állnak. Problémát inkább ezek részleges hiánya, vagy strukturáltságuk eltérő volta okozhat. A következőkben néhány apró tanáccsal szolgálunk az egyes mezők kitöltésére vonatkozóan. A „Szerv működése" fülön található „Jogelődök" és „Jogutódok" ablakrész többes száma ne tévesszen meg senkit sem, ide csak a horizontálisan közvetlen előd- és utódszervek írhatók be. Munkánk eredményét egyébként a „ Genealógia " fülön folyamatábra-szerűén is nyomon követhetjük. Ha itt mégsem látjuk az összes bevitt adatot annak az is oka lehet, hogy a téglalapok fedik egymást, ennek megfelelően egyszerűen szét kell húzni őket. Az „Iratkezelés" fül „Szervezés" alfülén egy morzsányi következetlenséget láthatunk, amennyiben az iktatást követi az érkeztetés. Nem egészen világos, hogy a következő „Iktatás" alfülön, pontosan mit vár el tőlünk a program a „Nem iktatott iratok" és a „Jelrendszer" rovatokban. Az „Iratanyagok" fül „Maradandó érték aránya" rovatot — ami voltaképpen az egyik legfontosabb adat — nem ártott volna kicsit jobban profilírozni. Egyrészt célszerű lenne ezt is ifm-ben megadni, másrészt maradandó értékűnek minősülhet a határidő nélküli (HN) őrzési idejű irat, amit nem vesznek át a levéltárak. Kellett volna ide két alrovat, ahol a maradandó értékű iratokon belül a majdan ténylegesen átadásra kerülő iratok és ezen belül is a már levéltárérett iratok mennyiségét lehetne megadni. Az sem lenne haszontalan információ, ha referenciánként, fondfocsoportonként stb. ezeket a számadatokat le lehetne kérdezni, illetve összegezni, mivel a levéltárak számára fontos adalékul szolgálna, hogy mennyi a tényleges kintlévőségük, ez alapján hogyan gazdálkodjanak a raktári férőhellyel. * Végezetül a jövőről. A program egyik lehetséges fejlesztési iránya, ami információink szerint folyamatban is van, hogy közvetlen kapcsolat alakuljon ki a statisztikai adatszolgáltatás (IstaR) és az e-Archivum között. Ez nagyban megkönnyítené és pontosítaná is ennek a feladatnak az elvégzését. Egy kis magyaros „buherálással" már most is le lehet kérdezni bizonyos statisztikai adatokat a programból — példának okáért hány fond van egy fondfőcsoportban — aminek a lehetősége nem adódik a kezelőfelületből és a használati utasításból sem. Függetlenül az esetleges fejlesztési irányoktól, nem szabad elfelejteni, hogy a program egy széles körben használt adatbázis-kezelő segítségével működik. Ez azért lényeges, mert programozási és adatbázis-kezelési ismeretekkel a rendszer 12