Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.

adott törzskönyv(lap) „Bejegyzések" fülénél kell folytatnunk a gyarapítási müveletet. Amíg a korábban taglalt „ Gyarapodási napló " ablaknál elég volt mindössze körülbelül megadni a gyarapodás mértékét, addig az adott törzskönyvi lap „Bejegyzés" fülénél előhívható „ Gyarapodás" ablaknál már teljesen konkrét adatokat kell szolgáltatnunk. Itt érhető tetten a rendszer logikája, amely arra épül, hogy egy átvett iratállomány a feldolgozás után méretileg esetleg jelentős változásokat szenvedhet, nem is beszélve arról, hogy abból más fondok, állagok is előkerülhetnek, amelyet innét szintén be tudunk vezetni a megfelelő helyére. Sajnos ez a jó elgondolás az előbb említett ablak nem igazán praktikus felépítése és működése folytán veszít értékéből. Csak röviden: nincs neve az utolsó mezőnek (valójában ez az „Aktuális terjedelem", míg a fölötte lévő az adott mennyiségi egység aktuális terjedelmét mutatja), egyes dobozértékeket rosszul számol a program (pl. 10 db 12 cm-esnek felvett „kisdoboz" 1,19 ifm-ként jelenik meg), illetve rosszul kerekít. A fogyatéki napló a gyarapodási naplóhoz hasonló logikával — és szimptómákkal — működik. A naplósoron belül a bejegyzésnél a gyarapodási naplóhoz képest apró következetlenségre lehetünk figyelmesek az „Irategység" és a „Levéltári jelzet" fogalmak két naplóbéli eltérő értelmezése kapcsán. Aki e két napló áttanulmányozásán túljutott, annak a többi már nem okozhat gondot, azok logikai egységessége miatt. A szervnyilvántartás Az e-Archívum gerincét adó törzskönyv-gyarapodási napló-fogyatéki napló komplexum után a program másik fő egysége a szervnyilvántartás. Akárcsak a törzskönyvnél — a használati utasítás sugalmazása ellenére — itt is a segédtáblák testre szabásával kell kezdenünk. Talán az itteni „Segédtáblák" „Alapadatok" fülén ütközik ki az, amit még cikkünk elején említettünk, nevezetesen a legnagyobb keresztmetszetre méretezés elve. A gyárilag beállított „Szervtípusok" és „Jogcímek" ablakrészt azonban „ízlés szerint" átalakíthatjuk.4

Egyébként a szervtáblán ez nem kötelező adat, a kitöltés első fázisában nem feltétlenül szükséges a levéltárra leginkább jellemző szervtipológiát megalkotnunk. A szakmai követelményeket meghatározó R-ben rögzített kötelező adatokhoz képest a szervnyilvántartásban találkozunk a legtöbb fakultatívan kitölthető adatmezővel, ami egyáltalán nem baj, sőt inkább a program erényei között kell számon tartanunk. A kötelezőkhöz képest első ránézésre rengetegnek tűnő rögzíthető adat miatt itt különösen érvényes a — korábban szintén említett — fokozatosság elve. Azt tanácsoljuk, a kitöltést legalább három fázisra kell és lehet bontani. Először azokat a kötelező adatokat célszerű bevinni, amelyek ahhoz szükségeltetnek, hogy egy szervlapot el tudjunk menteni. Ehhez az „Alapadatok" fülön négy, a „Szerv működése" fülön pedig egy adatot kell kitölteni (szürke háttérrel jelzettek). Amennyiben a levéltár nem rendelkezik személyre lebontott szervreferenciával, akkor — az iratreferenciához hasonlóan — az „Alapreferencia" opciót kell választani és esetleg később vissza lehet térni ennek konkrétabb meghatározására. A második körben, miután lényegében létrehoztuk az elektronikus szervjegyzékünket, kezdhetjük meg a R. által előírt kötelező szervnyilvántartási adatok beírását. Harmadik nekirugaszkodásra pedig kedvünkre cizellálhatjuk nyilvántartásunkat a még rendelkezésünkre álló adatmezők időhöz nem kötött kitöltögetésével. 4 A program ezen gyári beállításainak elméleti alapjaihoz lásd:

KOROKNAI ÁKOS: Elméleti felvetések a gazdasági iratok makroszintű levéltári értékelésének problematikájához 1989 után. Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. sz. 3-18. 11