Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.

is javította a programot, amelyekre még a megfelelő helyen visszatérünk. Egy gondolat erejéig még a keresésnél maradva, annyiban kiegészítenénk a használati utasításban leírtakat, hogy a beírt keresett elemek, vagy részleteik után egy Entert kell ütni, és ez után fog megjelenni a keresett irategység a panel alsó mezőjében. A használati utasítás szintén nem tárja fel, de lehetséges hagyományos fond- és állagjegyzéket (fond és állag neve, évköre, mennyisége) generálni az adatbázisból. Ehhez először az „Áttekintő törzskönyvi struktúrában" ki kell jelölni a megjeleníteni — és/vagy kinyomtatni — kívánt állagokat, fondokat, fondfőcsoportokat stb. Ezután a „Fájl" menüben az „Export" parancsot választjuk, majd nevet adunk az exportált fájlnak, illetve a mentés helyét is meghatározzuk, végül a „Savé" gombbal elmentjük. Az senkit ne zavarjon meg, hogy html fájlt készít a program, mert a Wordben ezeket a fájlokat meg lehet nyitni és ha szükséges a „Mentés másként" paranccsal el lehet menteni doc fájlba. Gyarapodás és fogyaték A program egyik legbonyolultabb — főleg a felhasználás első stádiumában — és legnagyobb odafigyelést igénylő része a gyarapodási és fogyatéki naplók vezetése, különösen ezek törzskönyvi kapcsolatának kezelése. A bonyolultságot elsősorban az adja, hogy a program — jellegénél fogva — lényegesen több lehetőséget, ezzel együtt szolgáltatást nyújt felhasználójának a korábbi papír alapú nyilvántartásokkal szemben. Ezt a magasabb szintű szolgáltatást azonban, a dolgok rendjéből fakadóan, csak magasabb szintű munkával lehet biztosítani. A program gyarapodási naplójánál elvben szakíthatunk azzal a korábbi gyakorlattal, hogy a megadott jelzeten beérkezett anyagot egy az egyben hozzáírjuk a törzskönyvi adatokhoz. Itt feszül némi ellentmondás a R. 35. §-ában foglaltakkal, ami 15 napos határidőt ad az iratátvételből fakadó változások törzskönyvi bejegyzéséhez. A program adatbázis jellege lehetőséget ad arra, hogy az effektív gyarapodást vagy fogyást — pl. statisztikai megközelítésben — ne a gyarapodási és fogyatéki napló különbözeteként értelmezzük, hanem az adott irategység tényleges gyarapodása vagy fogyatéka révén. Mindenesetre a gyarapodási és fogyatéki napló programbéli vezetését csak akkor tartjuk célszerűnek megkezdeni, ha a törzskönyv kötelező alapadatai, de legalább is a mennyiségi egységek, már be vannak vezetve. Ellenkező esetben könnyen kaotikus helyzet alakulhat ki, ahol nagyon nehéz lesz nyomon követni a változásokat. A gyarapodási naplóra átlépve, kitöltve abban a „ Gyarapodási napló " ablakot, két érdekességet figyelhetünk meg. Az egyik, hogy míg a használati utasításban az iktatószám rovat nem kötelező adat, addig a valóságban mégis az, de ez a kisebbik gond. Valamivel nagyobb, de inkább csak a zavaró kategóriába tartozó probléma, hogy a napló végén található „Lezárt tétel" jelölőnégyzet kipipálása ellenére, a naplósor elmentése esetén, az mégis (piros kereszttel jelölődve) nem lezárt tételként jelenik meg abban az esetben, ha nincsenek még naplóbejegyzések az adott naplósorhoz. Ilyen esetekben nem kellene felkínálni a lezárást, ha az konkrét bejegyzések híján logikailag kizárt. Az már a design oldalára tartozik, hogy a világosszürkére váltó szöveg a sötétzöld kijelölés mellett alig olvasható. (A korábban említett frissítés után már a postai cím is kitölthető, ezért ez a triviális probléma azóta elhárult.) Természetesen ha olyan új irategységgel gyarapodtunk, aminek a törzskönyben még nincs jelzete, akkor azt oda fel kell venni, mivel az 10