Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.
különösen ha papír, vagy elektronikus alapon — migráltatásra készen — rendelkezésre áll, célszerű egy-egy személyre bízni, akik a legmagasabb hozzáférési szintet kapják meg, ebben a fázisban a tényleges beosztásuktól függetlenül. Miután az alapfeltöltés véget ért, érdemes a többi kollégát először látogató (amivel csak a törzskönyv érhető el), majd a hosszabb távon érvényes, a tényleges beosztásához mért jogosultsági szinthez rendelni. Kisebb, de akár egy megyei levéltárban sem számít eretnekségnek, ha taktikai okokból minden felhasználó megkapja a felsővezetői szintet. Ez a felelősség mellett adott esetben inkább a hatékonyságot növeli. A hozzáférési szint egyébként is bármikor megváltoztatható, ráadásul a program mindent naplóz, így könnyen kideríthető egy esetleges hiba forrása. A használati útmutató megemlíti ugyan a látogató szintet, de a programban ezt nem tudjuk kiválasztani, mert erre egy ennél sokkal egyszerűbb megoldást választottak a program készítői. Az adatbázis megnyitása után, a név és jelszó beírása nélkül egyszerűen kattintsunk a belépés gombra és máris elérhetjük látogató szinten a törzskönyvet. Az „Adminisztrácó " menüpontban található szerv- és iratreferenciát a feltöltés első körében nem érdemes kitölteni, hanem az „Alapreferencia" gyári beállítást célszerű ekkor kiválasztani — ami a program továbblépése miatt elengedhetetlen — és miután végeztünk az alapfeltöltéssel, lehet bíbelődni a tényleges referenciákkal. Tekintettel arra, hogy a levéltárak nem mindegyikében van kiosztott iratreferencia, még inkább szervreferencia, ennek átgondolása későbbre is halasztható, egyébként is ezen a téren bármikor bármi megváltoztatható. Szót érdemel még e menüponton belül a „Loggolások" almenüpont, ahol a felhasználók által végrehajtott műveletek összegződnek. Ennek az almenüpontja számos olyan elemet tartalmaz, ami egy halandó levéltáros számára teljességgel értelmezhetetlen, ezért vagy nem is kellett volna megjeleníteni, vagy legalább a használati utasításban kellett volna magyarázatot adni az itt olvasható fogalmakra, rövidítésekre, kódokra. Ennél az ablaknál egyébként előjön egy generális probléma. Inkább csak zavaró és gyakori felhasználónál is csak kezdetben, miszerint ugyanannak a gombnak a program különböző részeiben más a jelentése és funkciója. Itt találkozhatunk először a „ Változott állományok" nevű gombbal, ami az „Áttekintő törzskönyvi struktúrában" már mint „Irategység áthelyeződése" kerül elő, a törzskönyv „Segédletek" fiilén pedig mint „Adatok megtekintése" zárja pályafutását. Az „Adminisztráció" lerendezése után végre hozzáfoghatunk az adatbázis érdemi feltöltéséhez. A törzskönyv alapszintű feltöltése Mindenképpen tanácsos a „ Törzskönyv" menüpont alattiakkal, azon belül is az „Áttekintő törzskönyvi struktúra", vagyis a fond- és állagjegyzék fondfőcsoport szintű megkreálásával kezdeni. A törzskönyvi adatok bevihetőségén túl ennek azért is van kitüntetett szerepe, mivel a szervnyilvántartás egyik kötelező adata a szerv fondfőcsoportba való besorolása, amit a rendszer innét emel át és tesz kiválaszthatóvá a „Szervek" menüpont „Alapadatok" fülén. Magyarán: amíg ez nincs meg, addig a szervnyilvántartásban nem tudunk dolgozni. A fond- és állagjegyzék e-Archívumbeli létrehozásakor feltétlenül érdemes, sőt szükséges az idevágó ajánlásokat, nevezetesen a 2002-ben kiadott fondfőcsoportok öszszevonásának és újabbak kialakításának metodikáját taglalót, valamint az előbbit lénye-7
