Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.
gében magába foglaló, 2006-ban napvilágot látott példatárat alkalmazni. Nem haszontalan esetleg egy általános fondrevíziót tartani a számítógépes feltöltés megkezdése előtt, melynek keretében ha fizikálisan nem is, de elvben elvégezhetőek a fondösszevonások. A használati útmutató a törzskönyvvel kapcsolatos magyarázatok végére tette az e menüpontba tartozó „Levéltári szintek" és „Segédtáblák" testreszabását, illetve karbantartását, noha a törzskönyv feltöltése ezek nélkül el sem kezdhető. A szintek meghatározásánál egyetlen jó tanács: semmiképpen ne játszadozzunk a szint azonosítok módosításával — főleg menet közben — például ha az „állag" gyári SF rövidítése nem tetszik, mert nem tartjuk konzekvensnek a többi rövidítéshez képest. Sajnos a program nem figyelmeztet, hogy elemi hibát vétünk, viszont ez olyan rendszerhibát okoz, amit csak a feltöltés terjes újrakezdésével orvosolhatunk. Felhívjuk a figyelmet, ha az említett példatár hierarchia-struktúrájával korrelálva akarjuk feltölteni a törzskönyvi adatbázisunkat, akkor az eddigi gyakorlatban használtakhoz képest (pl. IV. fondfőcsoport) több levéltári szintre lesz szükségünk. A metodikai probléma — az e-Archívumtól függetlenül — abban jelentkezik, hogy azonos levéltári szintet a különböző levéltárak nem biztos, hogy ugyanolyan névvel, vagy ami a lényeg, ugyanolyan szinten fognak a programban kezelni. A törzskönyvi „Segédtáblák" esetében szintén több olyan aprónak látszó, de hatásábanjelentős dologra kell figyelni, ami a használati utasításból kimaradt vagy abban roszszul szerepel. A „Napló" fül testreszabásánál jó tudni: ha a megadott gyári értékekhez képest más terjedelmű dobozt akarunk felvenni, akkor a szó maximum kilenc karakterből állhat és ami ennél is fontosabb, nem lehet benne szám! Ha valaki arra vetemedik, hogy a különböző méretű dobozok nevében számmal jelezze a nagyságukat (pl. „kicsid", ami alatt a 12 cm-es doboz értendő) és az előbbi példában jelzett dobozból később valamilyen műveletnél, például — stílszerűen — a fogyatéknál kiválaszt 1 darabot, meglepve fogja tapasztalni, hogy a rendszer 112 doboznak értelmezte az utasítását. Sokakat meglepett, hogy a „kötet" darabszám típusú terjedelmi egységnek van gyárilag beállítva. Ha nem darabszámban, hanem ifm-ben kívánjuk kifejezni a kötetek mennyiségét, akkor egyszerűen csak át kell azt állítanunk terjedelem típusúra {„Segédtáblák", „Napló" fül, kijelölés, „Módosítás" gomb), de természetesen minden egyes későbbi adatrögzítésnél egyéni értéket kell beállítanunk hozzá manuálisan. A „Raktárak" fülnél újabb meglepetés ér bennünket, feltéve ha a használati útmutató idevágó részét már áttanulmányoztuk. A leírás tíz lehetséges raktározási szintet említ, noha már az itteni illusztrációnak szánt képernyőképen, és legfőképpen a valóságban is mindössze hat létezik. Ez a mennyiség egyes levéltárak esetében elképzelhető, hogy kevésnek ígérkezik, főként, ha egyet meg akarunk hagyni tartaléknak a különlegesen tárolt (pl. páncélszekrény) anyagok helyrajzi jelzetének megadására. Miután végeztünk a „Levéltári szintek" és „Segédtáblák" testreszabásával, indulhat a törzslapok kitöltése. Az „Alapadatok" fülön található „ Terjedelemi [sic!] típusú raktári egységek" ablakrésznél rögtön egy apró kényelmetlenségbe botlunk, ide ugyanis — szemben a „Darabszám típusú raktári egységek" ablakrésszel — nem építettek be törlő gombot, így a módosító gombbal kell lenullázni az adatokat, amelyek így törlődnek. Ugyanitt a dobozok kiválasztásánál jelentkezik a program egy meglehetősen furcsa számolási hibája. Ha kiválasztunk a bármilyen, de szabályos névvel bekódolt 12 cm-es dobozból kilenc darabot, a program nem 1,08, hanem 1,8 ifm-ként tárolja el azt. Érthetetlen. Meglepettségünk csak fokozódik, ha különböző, de a szabálynak megfelelő neveken 8
