Kakuk Ilona - Nyikes Tamás: A levéltári archiválási rendszer megvalósíthatósága, az archiválás hagyományos és informatikai értelmezésének nehézségei. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 14–23.

Az elektronikus iratok archiválásának mozzanatai, amelyek a pilotban modellezésre kerültek: • az elektronikus iratok átvétele, • általános levéltárosi munkahely feladatainak modellezése, • kutatószolgálati funkciók modellezése, • technikai karbantartás modellezése, • WEB-es elérési lehetőség modellezése tűzfalon keresztül egy kliensről. A pilot rendszerben tehát egy olyan kísérleti modellt alakítottunk ki, amely képes volt az alapvető levéltári folyamatok elektronikus leképezésének reprezentálására, újabb problémák felvetésére és a további célok megfogalmazására. A projekt eredményei A projekt helyzet- és igényfelmérési szakaszában feltárásra kerültek az elektronikus levéltár kialakítását érintő levéltári alaptevékenységek, események, a hozzájuk tartozó informatikával támogatott funkciók, adatok és nyilvántartások és az elektronikus feldolgozási igények. Megvizsgáltuk a nemzetközi szakmai szervezeteket és az általuk előkészített ajánlásokat. (DLM, ICA, Dublin Core, az EU által az IDABC keretei között kidolgoztatott MOREQ, MIREQ, stb. ajánlásokat). A nemzetközi mintaértékű megoldásokat, modelleket, kezdeményezéseket (ausztrál, holland, kanadai, stb.) és a hazai kezdeményezéseket, az e témában elkészült tanulmányokat, és azt, hogy milyen a témát érintő iratkezelő rendszerek és technológiák állnak rendelkezésre. Az elvégzett koncepcionális, funkcionális elemzés eredményeit az alábbi táblázat foglalja össze. Feladat Probléma Szakmai kihívás Adat átvétele. 15 évvel ezelőtti adatok, formátumok, adathordozók, programok A szabványosítás és a hosszú távú megőrzés kritériumait megfogalmazni. Nyilvántartásba vétel, feldolgozás. 11 szintű adatstruktúra (Fond) kezelése, átszervezések követése. Csatolások, segédletek kezelése. Munkafolyamatok követése. Indexelési struktúra kialakítása. Csatolások hozzáfűzése, dokumentumok áthelyezése, kigyűjtések, listák, adatbázisok archiválása. Megőrzés, hitelesség, állományvédelem. Hosszú távú hitelesség megőrzése. Hitelesség biztosítása, utólagos módosítások kizárása. Formátum és verziókövetés. Konverziók után, új formátumok hozzáadásával biztosítani kell az eredeti megjelenést és adattartalmat. Formátumkövetés, verziókövetés Keresés, kutatás Bonyolult adatstruktúra alkalmazása. Kutatói jogosultsági rendszer kialakítása. Publikálás biztosítása. Helyi, internetes kutatás biztosítása. 15