Kakuk Ilona - Nyikes Tamás: A levéltári archiválási rendszer megvalósíthatósága, az archiválás hagyományos és informatikai értelmezésének nehézségei. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 14–23.
A fogalmak és a kritériumok meghatározása A megvalósítás során nagyon hamar értelmezési nehézségek is adódtak. így problémát okozott az — akkor még rendezetlen — elektronikus levéltári környezetben értelmezhető elektronikus irat fogalma, hiszen az irat fogalom magába foglalja • irat szintjén a logikai egységekbe tartozó adatsorokat: file-ok, listák, adatbázisok, képek, linkek; • ügyirat szintjén az irategyüttest, az azonos ügyben keletkezett összetartozó iratokat; • tétel szintjén a tárgyi csoportokak, iratfajták szerinti csoportosításban. Ugyancsak fogalmi bizonytalanság volt a levéltározásra kerülő iratok esetében az adatstruktúra fogalma és az elektronikus levéltározáshoz alkalmazható, szabványosíthatóan előírható felépítése kapcsán, hiszen az adatstruktúra összetett: • megjelenésében iratok, metaadatok, csatolások hierarchikus rendszere; • megvalósításában index-struktúrák, csatolt állományok logikai rendszere; • adatbázisok esetében akkor még csak CSV listák átvételét jelentette, de a jövő már akkor is az XML technológia alkalmazása felé mutatott Az azóta kibocsátott jogszabályok — nem kis vita árán és nem is igazi konszenzussal — végül mégis igyekeztek ezt az alapfogalmat úgy definiálni, hogy mindezt kezelni lehessen. Az alábbiakban néhány olyan, a fenti fogalmakkal szoros kapcsolatban álló, alapkritériumot ismertetek, melyeket az elektronikus levéltár kialakításánál figyelembe kell venni. • Adatbiztonság: az intézménynek szigorúan védenie kell az elektronikus iratokat az illetéktelen hozzáféréstől, adatmódosítástól vagy adatvesztéstől. • Nyitottság, bővíthetőség: a rendszernek rugalmasnak és nyitottnak kell lennie egyrészt a változó levéltári igények, munkafolyamatok integrálását, másrészt a változó adatformátumokat, harmadrészt az esetleges kapcsolódó programokat, alkalmazásokat (felülről kompatibilitás) tekintve. • Felhasználóbarát kialakítás: a rendszernek a lehetőségekhez mérten minél egyszerűbbnek kell lennie. A rendszer kialakítása, paraméterezése során a lehető legoptimálisabb működésre kell törekedni, kerülni kell a felesleges komplikációkat. Az iratok hosszú távú megőrzéséhez garantálni kell az irat sérthetetlenségét, integritását, megváltoztathatatlanságát, biztosítani és reprodukálni kell annak eredeti formai és tartalmi megjelenését és eszerint kell kialakítani a hosszú távú megőrzés kritériumait. Belátható, hogy elektronikus iratok megőrzése esetén ez már komoly kihívás, ennek megfelelően komoly viták zajlottak arról, hogy mi tekinthető ugyanolyannak, ugyanannak az elektronikus irat, vagy papírról készített elektronikus másolat esetében. Hiszen hiába látjuk ugyanolyannak, ha azt már más kódok segítségével képeztük le, vagy hiába ugyanaz, ha egy másik eszköz már esetleg teljesen érthetetlen bitképként képes csak azt megjeleníteni. 16
