Haraszti Viktor: Digitalizálás a gyakorlatban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 4. 3–18.
nélkül lehetséges, az a számítástechnikai adathordozónál sokkal veszélyesebb. (Bármely levéltári munkatárs észreveszi a hagyományos adathordozón a károsodást, míg az átmásolni elmulasztott számítástechnikai adathordozó fizikailag lehet teljesen ép, egyidejűleg adattartalmában végzetesen károsodott.) Az Informatikai Biztonságtechnikai Szabályzatban foglaltakat a halmozott emberi és technikai kockázati tényezők miatt (tudatos mulasztás, hanyagság, feledékenység, hozzá nem értés stb.) precízen be kell tartani. Egyetértek azzal, hogy a hardver és szoftver változások folyamatos kihívás elé állíthatják a digitalizált állományok és a hozzájuk kapcsolódó adatbázis védelmét, ugyanakkor azt gondolom, hogy a folyamatos karbantartással, a hardver- és szoftverváltozások követésével, az adott esetben szükséges konvertálásokkal a digitalizált állományok „elfekvővé" válása elkerülhető és használatuk folyamatosan biztosítható. A kérdés az elektronikus irat levéltári átvétele kapcsán úgysem kerülhető meg. Az ún. mesterpéldányok technikailag csak abban az esetben különbözhetnek a további másolatoktól, ha a mesterpéldány jobb minőségű adathordozóján tömörítés nélküli, míg a további másolatokon tömörített állományokat őrzünk. Egyéb esetben a készült másolatok teljesen egyenértékűek a mesterpéldánnyal, sőt a merevlemezen lévő első digitalizált változattal is. A digitális szalagos egységre (DAT kazetta) történő mentés nagyobb biztonságot nyújt ugyan, de a CD lemez használatánál költségesebb és a mágnesszalagok biztonságos tárolási körülményeit is meg kell teremteni. A tárolt adatok kétévenkénti ajánlott átmásolása drága és időigényes eljárás.25 Használata a levéltárosoknak a digitalizálás amúgy sem egyszerű folyamatát még összetettebbé teszi. A PR1V-DAT Kft. által követett gyakorlat szerint a digitalizált állományokról — amelyek teljes mennyiségükben megtalálhatók a merevlemezen — hetente kétszer készül biztonsági másolat, a szerver géptől fizikailag is elkülönített számítógép rögzített és egy kivehető merevlemezére. Ha az állomány gyarapodása 1 CD lemez (650 Mb, kb. 20 000 oldal) mennyiséget elér, az két példányban kiírásra kerül és a két példány — ellenőrzés után — egymástól fizikailag is elkülönített helyen kerül tárolásra. A képek (fájlok) esetleges sérülése esetén a CD-n lévő állományokból a digitalizált képi állomány helyreállítható. A képekhez rendelt adatbázis is folyamatosan mentésre kerül, hisz a felépített adatbázis a társaság munkatársai több éves szorgalmas munkájának eredménye. A DocuWare szoftver egyik előnye, hogy a meta-adatokat az egyes digitalizált képekbe (fájlokba) is rögzíti, így az adatbázis esetleges sérülése esetén a képekből rekonstruálható az adatbázis is. Az adatbázis és a képi állomány (a fájlok) folyamatos ellenőrzés alatt állnak, azaz a digitalizált iratok azonosságát, a hitelességet biztosító sértetlenségét és az adatbázis épségét, tartalmi változatlanságát rendszeresen kontrolláljuk. Az állományvédelmi szempontokat messzemenően szolgálja a gyakran kutatott iratok digitalizálása, mivel ezekről az eredeti további sérülése nélkül adható ki másolat. 25 Leitlinien fúr den Umgang mit elektronischen Informationen. INSAR — Europciische Archivnachrichten, 1998. 35. Ugyanitt található egy általános példa az elektronikus adathordozók tárolására, amelyben + 18 sC (+/- 5 sC) hőmérsékletet, 40% (+/- 5%) relatív légnedvességet és 10 évenkénti kötelező átmásolást ajánlanak. 8
