Haraszti Viktor: Digitalizálás a gyakorlatban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 4. 3–18.
Nyugat-Európában a levéltárak egy része már szolgáltatásként nyújtja az iratok digitalizált változatát, igaz, jóval költségesebb eljárásként mint a hagyományos fénymásolást.26 Digitalizálás és mikrofilmezés esetén egyaránt szükség van a rögzítendő irat megvilágítására. Sokszor felmerülő kérdés: kitehető-e az eredeti irat a felvételezés során kapott fényhatás károsodásának? Hartmut Weber, a koblenzi levéltár igazgatója tanulmányában megállapítja, hogy egy színes digitális szkennelés során akár 30 mp. ideig több mint 1000 lux erősségű fény érheti az iratot. Ez a károsodás ugyanakkor relatív, hisz a kutatóteremben lévő iratanyag kutatás során viszonylag hosszú ideig kap kb. 300 lux fényerejű megvilágítást, ami ugyanilyen károsodást idézhet elő.27 Az iratok többszöri fénymásolásának károsító hatását sem kell bemutatni. Az iratok digitalizálásának a mikrofilmezéssel kapcsolatban rég megfogalmazott elvárást kell (túl)teljesíteni: az eredeti adathordozó egyszeri felvételezésével, digitalizálásával olyan másolat készítése, amely sokféle célú felhasználásra alkalmas, az eredeti megóvásával. Digitalizálás és adatbázis építés A digitalizálásra kijelölt állományokat a folyamat előtt célszerű végleges levéltári rendbe hozni, bár jó feldolgozó szoftver segítségével akár rendezetlen állományban is biztosítható a visszakereshetőség. Az semmiképpen nem ajánlható eljárás, hogy fájlként digitalizáljunk dokumentumokat, majd csupán az átnevezett fájlnevek után tájékozódjunk. Egy négyszáz oldalas irat vagy könyv szkennelés után négyszáz önálló fájlt alkot, amelyek összefüzéséhez már szoftver szükséges. A készítendő adatbázis (elektronikus segédlet) sokféle lehet, a legjobb megoldás egy professzionális archiváló szoftver alkalmazásával érhető el. Alkalmas szoftver a felhasználó terület szűkkörűsége miatt viszonylag csekély számban található, az üzleti életben a workflow megoldások az uralkodóak. Saját fejlesztésben gondolkodni költségkihatása miatt aligha célszerű. A piaci szereplők részéről mégis van érdeklődés, hisz ha sikerülne egy levéltári archiváló (digitalizáló) szoftver kialakítása, akkor az elektronikus iratokat későbbiekben átadó szervek rákényszerülnének bizonyos formátumok, programok használatára, ami a fejlesztőnek már széles piacot jelenthetne. A megnyugtató megoldáshoz levéltári és számítástechnikai szakemberek szakmai alapokon nyugvó együttműködésére van szükség, azzal a megjegyzéssel, hogy a verseny erről a területről sem zárható ki. Az általunk használt DocuWare szoftvert modulrendszerű kiépítése, a digitalizált képekhez rendelt adatbázis rugalmas alakíthatósága, az eredetiség garantálása miatt alkalmasnak tartom levéltári digitalizálásra is. A szoftver részletes ismertetése a már említett honlapon megtalálható. 26 A Mainzi Városi Levéltárban 1 oldal A/4-es fénymásolat 0,10 Euró, míg digitalizált irat fotópapírra nyomtatása 5,10 Euró. Szkennelést 1 Euróért vállalnak laponként. L.: URL: http://www.mainz.de/kultur/stadtarchiv/serv269.htm 27 WEBER, HARTMUT: Digitalisierung und Bestandserhaltung. URL: http://www.uni-muenster.de/Forurn-Bestandserhaltung 9
