Haraszti Viktor: Digitalizálás a gyakorlatban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 4. 3–18.
Az állományvédelmi és a levéltárosi szakmai tapasztalatok nem könnyen szerezhetőek meg. Levéltári szakmai gyakorlat nélkül pedig aligha. Még a restaurálásra átadott levéltári anyagok esetében is vitára ad okot egyes műhelyek felkészültsége. Milyen szempontok alapján bírálható el egy amúgy nagy mennyiségben digitalizáló vállalkozás levéltári anyag digitalizálására való alkalmassága, szakmai felkészültsége? Milyen biztonsági feltételeknek kell megfelelni egy ilyen vállalkozásnak akkor, amikor még a kiállításra átadott levéltári anyagról is biztonsági másolatot kell készíteni levéltárból történő elszállítása előtt? A szkennelésre történő előkészítésnél, a szkennelésnél, a levéltári anyag szkennelés utáni helyreállításánál milyen állományvédelmi szempontokat kell érvényesíteni? A vállalkozónak átadott levéltári anyag digitalizálását ki és milyen időközönként felügyeli a levéltár részéről? Ha az iratanyagban személyes adatok találhatóak, milyen módon garantálható ezek biztonsága? Felismerik-e egyáltalán az iratot feldolgozók az esetleges károsodásokat, sérüléseket? Néhány a megannyi kérdés közül, amelyeket a levéltáros szakmának kell elsőként megválaszolnia. Véleményem szerint a Magyar Országos Levéltárban és/vagy Budapest Főváros Levéltárában a meglévő tapasztalatokra építve, a levéltári elvárásoknak, követelményeknek szoftver, hardver és felhasználói oldalról történő összegzése után pilot-projekteket kell indítani a levéltári digitalizálás terén és csak ezek tapasztalataira építve szabad a területet külső vállalkozásoknak átengedni. Természetesen ez nem zárja ki a piaci szereplőkkel való együttműködést. Digitalizálni pedig szükséges A digitalizálás folyamata rendkívül munkaigényes. Ha a digitalizáló rendszer felállt és meghatározásra került a digitalizálandó iratok köre, akkor kezdődik a komoly munka: a szkennelés, képként és/vagy OCR-el teljes szövegű adatbázissá alakítás, a visszakeresést biztosító adatbázis építése, a digitalizált irat és eredetije tartalmi és formai azonosságának ellenőrzése. Ha karakterfelismerő segítségével teljes szövegű adatbázist hozunk létre, elengedhetetlen az eredetivel történő összeolvasás, ami idő- és munkaigényes folyamat. Az iratok szkennelésre előkészítése a fém kapcsok, tűzök eltávolítását is jelenti, majd az elektronikus rögzítés után az iratok állományvédelmi szempontokat kielégítő, az iratokat nem károsító eszközökkel végzett összekapcsolását. A szkennerek „etetése" is időigényes feladat és az adatbázis feltöltése még inkább az. A digitalizálás emberi munkaigénye jelentős, főként a levéltári anyagnál, ahol adatbázis építése nélkül vétek lenne digitalizálni. Ez olyan többletfeladat, amely mindenképp átalakítást kíván a levéltári munkákban, miután személyi fejlesztéseket erre a fenntartók aligha biztosítanak. A számítástechnika levéltári alkalmazásában a legnagyobb kihívás a megfelelő levéltár-informatikai szakemberek hiánya. A levéltárak előtt álló informatikai feladatok csak növekedni fognak a közeljövőben, a megfelelő szakmai és technikai feltételrendszer híján a felvetődő problémákat megoldani aligha lehet. Az elektronikus dokumentumok levéltári kezelésének kérdését külső informatikai vállalkozások megoldani nem fogják, legfeljebb kész helyzet elé állítják a levéltárat digitalizálási gyakorlatuk hardver és 17
