Haraszti Viktor: A Domea©-koncepció és hatása az elektronikus iratkezelésre Németországban. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 36–46.
írása elsősorban informatikai jellegű, ezért a Levéltári Szemle hasábjain tovább nem részletezem.18 Levéltári szempontbók kiemelkedő jelentősége van az elektronikus iratok irattári őrzéséről, selejtezéséről, levéltárba adásáról szóló kiegészítő modulnak.19 A modul kidolgozásában a KBSt képviselői mellett különböző típusú levéltárak szakemberei vettek részt.20 A kiegészítő modul a DOMEA°-koncepcióban kifejtett elveket részletezi, 49 oldal terjedelemben. Részletesen ismerteti a hosszú távú archiválás jogi környezetét, az elektronikus irat teljes életciklusát, papíralapú és elektronikus iratok irattározását és végezetül a selejtezési és levéltárba adási eljárásra vonatkozó ajánlásokat tesz. A kiadvány fontos része egy metaadat katalógus, melyben XML struktúrára alapozva ajánlásokat tesznek, milyen metaadat-tartománnyal kerüljenek át az elektronikus iratok a levéltárakba. A kiegészítő modul fő célja ajánlásaival elősegíteni azt, hogy az elektronikus iratok tartós megőrzése információveszteség nélkül történjen. A javasolt szabályok az elektronikus irat egész életciklusára vonatkozóan biztosítják, hogy az elektronikus irat azon iratkezelési rendszeren kívül is, melyben keletkezett, megőrizze integritását és hozzáférhető maradjon. Az egységes metaadat-rendszer, a külső adattároló eszközök rendszeres fejlesztése, az elektronikus aláírás megújítása mind ezt a célt szolgálja. Az archivált elektronikus irat metaadatként tartalmazza az életciklusában az ügyintézés során rögzített mozzanatokat is. Bár ezek az adatok a precízen végzett papíralapú ügyintézésnél az ügyiratborítón is megtalálhatóak, most az elektronikus naplózás segítségével akár percre pontosan követhető egy ügyirat útja az adott hivatalon belül. A metaadatok körének és tartalmának az elektronikus irat életciklusában kiemelt szerepe van. A DÖME A®-koncepció is megfogalmazza a szükséges metaadatok körét. A selejtezés-levéltári átadás szempontjából három metaadat, az irat irattári őrzési idő, a „kiválasztási mód" és a konvertálási idő jelentőségét emelném ki. Az irattári őrzési idő az irattári tervben meghatározott adat, mely az illetékes levéltárral együttműködve kerül kialakításra s ami — irattípustól függően — 10 és 30 év között mozog. Az őrzési idő a legfontosabb metaadat, melynek hiányában az irat nem selejtezhető. Ugyanakkor az irattári őrzési idő ismeretében a selejtezések folyamata egy adatbázisos lekérdezés és választás után leegyszerűsíthető. Levéltári szempontból talán legfontosabb metaadat az irat sorsát meghatározó „kiválasztási mód" megjelölése. Az elektronikus iratkezelő rendszerben az irat háromféle jelölést kaphat, az irattári tervben meghatározott őrzési idők figyelembe vételével: lehet levéltári anyag („archivwürdig"), kiselejtezhető, törölhető adat, („vernichten") és egyes irattípusok esetében a levéltár joga az egyedi iratértékelés után eldönteni az irat végleges sorsát („ bewerten "). A harmadik ismertetett nélkülözhetetlen metaadat a konvertálás ideje, amely meghatározza, mely időpontig marad az irat eredeti formájában az iratkezelő rendszerben. Az általános ajánlás szerint ez 2 év lehet, majd ezt követően az elektronikus iratkezelő szoft-Bövebben ld. http://www.xdomea.de és az Inner und interbehördliche Kommunikation. Schriftenreihe der KBSt. Bánd 65. Ld. 14. sz. jegyzet ANDREA HÁNGER (Bundesarchiv), MARGIT KSOLL-MARCON (Generaldirektion der Bayerischen Archive), ANETTÉ MEIBURG (Bundesarchiv), CHRISTOPH POPP (Stadtarchiv Mannheim), ANGÉLA ULLMANN (Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages), MICHAEL WETTENGEL (Stadtarchiv Ulm), ANDREAWETTMANN (Sáchsisches Staatsministerium des Innern, Referat Archivwesen) 41
