Haraszti Viktor: A Domea©-koncepció és hatása az elektronikus iratkezelésre Németországban. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 36–46.
bek közt az ügyfélkapura és iratkezelő szoftverekre; a szkennelésre; a hivatalokon belüli és a hivatalok közötti kommunikációra; a kontent-menedzsment rendszerekre vonatkozó alapvető információkat, ajánlásokat. Levéltári szempontból leginkább érdekes két kiegészítő modul, az egyik az elektronikus iratok selejtezésével és archiválásával13 , a másik pedig az elektronikus iratok megőrzésének technikai feltételeivel14 foglalkozik. hDOMEA®-koncepció és kiegészítő moduljai oly terjedelmesek és részletesek, hogy jelen cikk keretein belül csak a főbb tézisek érinthetőek. A koncepció egésze az elektronikus iratkezelés fontosságát hangsúlyozva a hagyományos iratkezelés alapkövein építi fel az elektronikus iratkezelés rendszerét. Fontos és lényeges eleme az a megállapítás, mely szerint az elektronikus irat esetében a levéltárak szerepe nem csak a selejtezéskor/levéltárba adáskor jelentkezik, hanem az irat egész „életciklusát" figyelemmel kell kísérniük, az irat keletkezése pillanatától. A koncepció az iratkezelés egészének folyamatát tárgyalja, az irat beérkezésétől, illetve szerven belüli keletkezésétől kezdve. A hagyományos papíralapú irattal egyenértékűnek tekinti az e-mailen, e-faxon, web-felületen (ügyfélkapu) keresztül érkező iratot. A posta beérkezése után —- a technikai lehetőségek függvényében — a papíralapú iratok szkennelését és elektronikus úton történő továbbítását javasolják. Az iratok elláthatóak az egyedi azonosítást az irat egész életciklusán keresztül biztosító bárkóddal, vonalkóddal. A vonalkód olyan egyedi azonosító, mely a hozzárendelt szoftver segítségével lehetővé teszi a hagyományos irat metaadataihoz történő hozzárendelését, bárhol legyen is az irat fizikai valójában. (Az elektronikus irat már magában hordozza metaadatait is.)15 A legfőbb problémát a szerzők abban látják — és ez a hazai gyakorlatban is így van —, hogy egy papíralapú irathoz (ügyirathoz) jelentős mennyiségű csupán elektronikus úton keletkező feljegyzés, megjegyzés, vélemény tartozik. Ezek automatikusan nem kerülnek kinyomtatásra és az ügyiratba történő elhelyezésre, hanem az ügyintézők munkaállomásán vagy a levelező szerveren kerülnek letárolásra.16 Egyik lehetséges megoldásként azt javasolják, hogy a papíralapú iratok szkennelés után metaadatokkal ellátva kerüljenek az iratkezelésbe és így az ügyintézés során keletkező elektronikus feljegyzések könnyen az e-irathoz füzhetőek. Az elektronikusan beérkező iratok esetében a metaadatok rögzítését megkönnyítheti, ha a beérkező elektronikus irat már tartalmaz ilyen adatokat s ezek átemelhetők a fogadó fél rendszerébe. Ez azonban a hivatali levelezés metaadatainak szabványosítását feltételezi. Ezért a metaadatok szabványosítása érdekében kidolgozásra került az XDOMEA, ami egy XML17 séma a metaadatok átvételéhez. A kifejlesztett alkalmazás segítségével a különböző iratkezelési (dokumentum-menedzsment ill. kontent-menedzsment) szoftverek közt XML formátum segítségével szabványos adatcsere folytatható, ami a metaadatok veszteség nélküli átemelését biztosítja egyik rendszerből a másikba. A megoldás le-13 Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0 - Aussonderung und Archivierung elektronischen Aktén. Schriftenreihe der KBSt. Bánd 66. 2004. október 14 Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0 - Tcchnische Aspekte der Archivierung elektronischer Aktén. Schriftenreihe der KBSt. Bánd 67. 2004. október 15 A vonalkód technikai továbbfejlesztett változata az RFID azonosítóval ellátott irat, melyre megfelelően kiépített rendszer esetén a hivatal bármely helyiségében távolról is rá lehet bukkanni. Bővebben Id. pl: http://www.aUaminyomda.hu/file/1000098 16 A problémakört részletesen tárgyalja a DOMEA-koncepció egyik kiegészítő modulja: Virtuelle Poststelle und Vorgangsbearbeitungssystemne. Schriftenreihe der KBSt. Bánd 62, 2004. október 17 Az XML formátumról közérthetően és bővebben: http://hu.wikipedia.org/wiki/XML 40
