Haraszti Viktor: A Domea©-koncepció és hatása az elektronikus iratkezelésre Németországban. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 36–46.
az elektronikus iratkezeléssel összefüggő új fogalmak meghatározására, valamint a papíralapú iratok mellett az elektronikus formátumok levéltárba adásának szabályozására. „das Dokument" A magyarországi helyzet ismeretében érdemes a DOMEA-Komepció fogalomtára irányába egy kis kitérőt tenni. A fogalmak meghatározásánál abból indultak ki, hogy elsődleges az irat tartalma, nem a formája vagy adathordozója. így a hagyományos, papíralapú irat és az elektronikus irat fogalmát egy meghatározásba vonták össze. Német és angol nyelvterületen a mi fogalmi rendszerünknek megfelelő irat fogalmát a dokumentum (das Dokument vagy document) szó takarja. Az elektronikus iratkezelés térnyerését követően a hazai szaknyelvben viszonylag hamar kaotikus helyzet alakult ki, melynek következményi nem elhanyagolhatóak. A hazai informatikusok a dokumentum, dokumentumkezelés — angol nyelvből átvett — fogalmát használva nevezték el a ma használatos rendszereket ül. a felhasználók ezen a módon vették-veszik át külföldről és „magyarosítják" a szoftvereket. A hagyományos iratkezelésben régóta használt irat fogalmat sok esetben a dokumentum szinonimájaként használják, de az esetek többségében többet és mást értenek rajta, mint a hagyományos irat fogalmán. A szoftverek magyarítása a keveredést inkább csak fokozta, bár az iktatóprogramok esetében a kezdeti fogalmi káosz mára már jócskán tisztult. A MoReq specifikáció különböző ismérvek alapján megkülönbözteti a dokumentum és irat fogalmát, a dokumentumkezelő és az iratkezelő rendszereket8, de a hazai jogi szabályozás és terminológia az iratkezelési szoftver megnevezést használja ezekre a rendszerekre. Véleményem szerint, ha az irat fogalmát tágabb értelemben kezeljük, akkor szükségtelen a dokumentum fogalom hazai környezetben történő alkalmazása.9 A két fogalom tartalmi tisztázását szakmai alapokon mielőbb meg kellene tenni, hisz nincs annál rosszabb, mint ha az iratkezelés területén tevékenykedő informatikus és irattáros/levéltáros egyazon fogalom alatt mást-mást ért. Németországban az említett új szabályozásban újradefiniálták az irat fogalmát is. A hagyományos irat (das Dokument) fogalmát úgy módosították, hogy abba az elektronikus változat is beleérthető legyen, azaz az irat (Dokument): „egyetlen iratdarab, papiralapon vagy elektronikusan keletkeztetve és kezelve, legyen az fax, e-mail, adatbank vagy egyéb adat. Ide tartozik minden olyan kiegészítő adat (pl. metaadatok) melyek az információk megértéséhez szükségesek." Az elektronikus irat hagyományos irattól történő egyik fő megkülönböztető eleme, hogy az elektronikus irat az irat tartalmát és élettörténetét leíró adatokat is magával hordozza. Ezalatt értendőek egy adott iratkezelési szoftver által rögzített iktatási adatok, esetleg papíralapú adathordozók későbbi digitalizálása során az elektronikus irathoz hozzárendelt adatok, illetve egyéb, az irat teljes életciklusának különböző szakaszaiból származó technikai jellegű adatok is. Egy hiteles elektronikus irat elválaszthatatlan része a ' Modell követelmények elektronikus iratok kezeléséhez, b ő v e b b e n ld.: http://www.inform-consult.com/download/moreq/MoReq_Hungarian.pdf A 2005 óta továbbfejlesztett változata (MoReq 2) magyarul még nem hozzáférhető. Vö. MoReq Update. Project Consult Newsletter, 2007. március 9. 19-23. ld.: http://www.sqfind.de/vfs/pp/projectconsult_nl20070309.pdf 9 Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv. hatályba lépésekor használta az elektronikus dokumentum-elektronikus irat fogalmát, de a ma hatályos szöveg csak az elektronikus dokumentum fogalmát definiálja: „Elektronikus eszkőz alapján értelmezhető adategyüttes. " 37
