Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
rendszeresen jelzést (üzenetet) kapnak. A feladat elvégzése, azaz a betekintéshez szükséges dossziék összegyűjtése és az adott feladathoz, illetve intézkedéshez történő hozzárendelése megtörténtekor a feladatot kiadó „felettes” jelzést, üzenetet kap. Ezután a szükséges ellenőrzési szakaszok után, ami szintén kiadott és elvégzett feladatok formájában képeződik le az adatbázisban, az irat előkészítő osztály vezetője egy újabb feladat létrehozásával visszaküldi az „ügyet” az ügyfélszolgálati osztály megfelelő munkatársának, aki ezután értesítheti az ügyfelet a fellelt iratok átvételi, illetve betekintési lehetőségéről. Az ügy „hivatali menete” során az adatbázisban ennél lényegesen több intézkedés rekord képződik (például a kérelem elfogadásáról, adatkiegészítésről, türelemkérésről, stb.), ezek azonban csak kiegészítik a vázolt folyamatot. Az ügyfelek nyilvántartásához hasonlóan zajlik a kutatóké is azzal a különbséggel, hogy kutatás esetén az adott téma kizárólag egy kutatóhoz kapcsolódhat. A kutatók szintén az adatbázis személy táblájába bekerült személyek lehetnek. Előfordulhat, hogy ugyanaz a személy egyrészt kutatóként egy vagy több kutatáshoz, ügyfélként pedig egy vagy akár több betekintéshez is hozzá van rendelve. A konkrét iratokhoz való hozzáférés kutatóként, valamint ügyfélként különböző, az iratok előkészítési folyamata azonban hasonló. A Történeti Levéltárban az iratanyagok feltárása folyamatos, a teljes iratanyagnak csupán csekély hányadát sikerült teljesen feltárni és hozzá névmutatót készíteni. Mind a betekintések, mind a kutatások tekintetében egy-egy lezárt üggyel kapcsolatban a folyamatos feltárásnak, köszönhetően időről-időre előkerülnek újabb felhasználható információk, vagyis dosszié részek. Az ügyfélszolgálati és kutatószolgálati modul bevezetésével lehetőség nyílik a már lezárt betekintésekhez és kutatásokhoz kapcsolódó a tényleges betekintést követően fellelt dossziék kimutatására. Ezzel a kezdetben kevesebb információhoz jutó betekintők és kutatók hozzájuthatnak számukra még fontos adatokhoz, iratokhoz is. Az intézmény informatikai rendszerének jövője Az intézmény informatikai rendszere jelenleg is messzemenően támogatja az alapfeladatok ellátását; nélküle az állampolgári adatszolgáltatás és a kutatók kiszolgálása is összehasonlíthatatlanul körülményesebb és alacsonyabb hatékonyságú volna. Mindez nem jelenti azonban azt, hogy akár csak megközelítőleg is kihasználtuk volna a rendszerben rejlő lehetőségeket. A szakmai munka eredményességének, valamint a napi ügyintézés hatékonyságának növelése érdekében a következő területeken szükséges továbbfejleszteni az informatikai rendszert. Az újabb fejlesztések nyomán megteremtődött a lehetősége annak, hogy az intézmény munkatársainak napi feladatait számítástechnikai eszközök segítségével koordináljuk, a feladatok kiosztását és elvégzésük ellenőrzését az informatikai rendszer segítségével támogassuk. A jelenleg kizárólag a dossziék adatainak nyilvántartására szolgáló ABTLINFO-t alkalmassá kell tenni az iratanyagunk kisebb, de igen fontos részét kitevő ún. működési iratok adatainak kezelésére is a nemzetközi levéltári szabványnak [International Standard Archival Description, ISAD (G)] megfelelően. A későbbiekben ez a továbbfejlesztett központi adatbázis szolgálna fond- és állagjegyzékként, de raktári jegyzékek, raktártopográfiák leválogatására és egyedi ügyiratok darabszintű feldolgozására is alkalmasnak kell lennie. Az egyes fondok és állagok eltérő jellegéből
