Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
digitalizált oldalak valamennyi anonimizált változatának tárolására is. A kutatások és betekintések során kiadott oldalakat tárolva, a kutatási kérelmekhez a továbbiakban gyakorlatilag a már kikért dossziékat nem kell újból fénymásolni, hanem azt akár digitálisan is rendelkezésre lehet bocsátani. Betekintések esetén pedig a kiadásra történő előkészítésnek csak egy részét kell elvégezni. A központi adatbázisban 2003 őszén közel 2000 teljes digitalizált dosszié hozzáférését tettük lehetővé, ami több mint kétszázezer oldal iratanyagot jelent. Az ügyfélszolgálati nyilvántartó rendszer és a központi adatbázis összekapcsolása, valamint az intézmény munkafolyamatainak számítástechnikai koordinálása Az intézmény ügyfél- és kutatószolgálata szinte a kezdetektől elektronikus úton tartja nyilván az egyes állampolgári kérelmekkel, valamint a tudományos kutatásokkal kapcsolatos alapvető információkat. A központi adatbázis tervezése során a fejlesztővel szemben támasztott egyik alapkövetelmény volt, hogy ezeket a nyilvántartásokat integrálja a leendő központi irat-nyilvántartó rendszerbe. Ennek az összekapcsolásnak nyilvánvaló gyakorlati hasznát az jelentette, hogy a napi ügymenet gördülékenyebbé tétele mellett az egyes iratok használatáról, az állampolgári adatszolgáltatás és a tudományos kutatás során igénybe vett iratokról napra kész és pontos áttekintést kaphasson a jogosult felhasználó. A fejlesztés második ütemében készült el a program ilyen irányú kiegészítése, ennek bevezetésére azonban az intézmény központi szerverének szükségessé vált bővítése miatt csak 2003 tavaszán kerül sor. Az ügyfélnyilvántartó rendszer szervesen kapcsolódik majd az adatbázis iratanyag-feltáró részéhez. Egy adott személyre vonatkozóan különféle jogokon (saját, házastárs, rokon, meghatalmazott) többen kérhetnek betekintést. Az ügyfél a rendszer egy felhasználója, akinek jóllehet jelenleg még nincs önálló hozzáférése az adatbázishoz, a későbbiek során azonban akár erre is mód nyílhat. Az ügyfelek személyes adatai a munkatársak adataihoz hasonlóan bekerülnek az adatbázis lehetséges felhasználóit tartalmazó személyek adattáblájába. Az adatbázis kialakítása során az ügyfél- és kutatás-nyilvántartás integrálása során merült fel annak igénye, hogy lényegében magát a Történeti Levéltáron belüli munkafolyamatot, „workflowt” is modellezni kellene. így mindazt a papírmozgást, ami a betekintési vagy kutatási kérelem beérkezése után a hivatalon belül történik, a központi adatbázis keretein belül valósítsuk meg. A rendszerben bevezettük az „intézkedés” és a „feladat” fogalmait és a nekik megfelelő táblastruktúrát. Intézkedésnek neveztük lényegében mindazokat a „műveleteket” amelyek az ügyfelek, illetve kutatók és a Történeti Levéltár között zajlanak, feladatnak pedig azt neveztük, ami a hivatal különböző munkatársai között zajlik. Egy új betekintési kérelem beérkezése egy „Új kérelem” intézkedés rekord létrehozását jelenti. Ebben a rekordban az ügyfélszolgálaton rögzítenek a betekintés szempontjából minden fontos, rendelkezésre álló információt. Az ügyfélszolgálat arra jogosult munkatársa „átadja” a teendőket a betekintéseket előkészítő osztály vezetőjének, aki azt „továbbítja” azaz hozzárendeli az osztály valamely munkatársához és beállítja a feladat elvégzésének határidejét. A hozzárendeléssel létrejön egy bejegyzés az adott felhasználó munkalistájában, amely jelzi a feladat elvégzésének határidejét. A felhasználók a munkalistájukban lévő, elvégzési határidejükhöz közeledő feladatokról
