Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
adott dosszié típusával, címével, keletkezésének időrendi és földrajzi körülményeivel, fizikai jellemzőivel, tárgy-besorolásával és egyéb jellemzőivel kapcsolatban tartalmaznak információkat) bármelyike alapján legyen visszakereshető az adott dosszié. Az eredeti iratok védelme, további károsodásuk megelőzése érdekében az új informatikai rendszernek nagy mennyiségben és gyorsan kellett biztosítania digitális biztonsági másolatok kezelését, szükség esetén az anonimizálás (a kutató vagy az állampolgári betekintő számára nem megismerhető adatok „kitakarásának”) biztosítását, valamint a digitalizált munkapéldányok elektronikus úton történő továbbítását. Az intézmény napi ügyintézésének hatékony támogatása érdekében a központi adatbázisban kellett kezelni az ügyfél- és kutatószolgálati nyilvántartásokat is, hogy a dossziék nyilvántartása, valamint azok használatának, az azokból történt adatszolgáltatásoknak a nyilvántartása napra készen összevethető legyen. A személyes adatok, valamint a minősített adatok védelme érdekében az informatikai rendszernek differenciált hozzáférési és módosítási jogosultság-rendszerrel kellett rendelkeznie, biztosítania kellett az adatok megtekintésének, módosításának, törlésének folyamatos naplózását, ki kellett zárnia az adatokhoz való illetéktelen hozzáférés és a szándékos vagy véletlen károkozás lehetőségét. A fenti, vázlatosan összefoglalt követelmények megfogalmazása és a közben szerzett működési tapasztalatok együttesen tekinthetők a felkészülés-tanulás időszakának. Ezt követően 2000 tavaszán kezdődött meg a Történeti Hivatal új központi adatbázisának fejlesztése; a munka első üteme 2001 tavaszán zárult le. Az új adatbázisnak az iratok nyilvántartására szolgáló elemét ekkor vezettük be, az ügyfélszolgálati nyilvántartások kezelésére szolgáló modul - az időközben felmerült változtatási igények, valamint az intézmény központi számítógépének túlterheltsége miatt - csak 2003 tavaszától működik. A Történeti Levéltár központi adatbázisának főbb technikai jellemzői A Történeti Levéltár központi adatbázis kiszolgálója Oracle 8.1.7. szerver. A felhasználói programok SQL-net-en keresztül kapcsolódnak az adatbázishoz és kliens/szerver módon működnek. Tekintettel arra, hogy az adatbázisrendszer továbbfejlesztését a különböző, már most látható igényeket figyelembe véve több évre tervezzük, az Oracle adatbázis-kezelő újabb verzióinak alkalmazását is valószínűnek tartjuk. Az adatbázis felhasználói programjával két fizikailag elkülönülő adatbázishoz lehet kapcsolódni. Ez praktikusan arra ad lehetőséget, hogy legyen egy folyamatosan elérhető kísérletezésre, gyakorlásra, új funkciók megtanulására használható teszt-adatbázis. Mindkét adatbázis teljesen azonosan működik azzal a különbséggel, hogy fizikailag más Oracle adatfájlhoz kapcsolódnak. Az adatbázisban nem csak a dossziék (később részletezendő) technikai és tartalmi leírását tároljuk, hanem a dossziék oldalainak digitalizált képét is. A képfájlok vagy mikrofilmről vagy (általában) A4-es nagyságú eredeti dossziéoldalakról kerülnek digitalizálásra *.tif formátumban. A képfájlok átlagos mérete 150-300 KB. Egy-egy dosszié-leíráshoz a dosszié terjedelmétől függően akár 1000
