Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
darab képfájl is kapcsolódhat. A képfájlokat külön táblában tároljuk, amelynek rekordjait (sorait) egy közvetítő (kapcsoló) tábla segítségével rendeljük a dosszié tábla megfelelő rekordjaihoz (soraihoz). Lehetőség van akár a dossziék teljes szövegének tárolására is, azonban ezt a lehetőséget még nem használjuk. Az optikai karakterfelismerés (OCR) tapasztalataink szerint jelenleg nem alkalmas arra, hogy a többségükben gyenge minőségű papírra készült, sokszor rossz állapotú írógéppel írt, kézírásos megjegyzésekkel tarkított eredeti iratokat kellő hatékonysággal értelmezze és szöveges állományokká alakítsa át. Még az újabb, „tanítható” karakterfelismerő programok is csak rendkívül időigényes utóellenőrzéssel és manuális módosításokkal képesek értelmes szöveggé alakítani a képfájlokat, ebben az esetben azonban a munka elvégzésére fordítandó energia és annak hasznosulása már korántsem áll arányban egymással. Az eredeti dossziék digitalizálása - akár papírról, akár korábbi mikrofilm-másolatról készül - egyaránt szolgálja az eredeti iratok állagmegóvását, valamint az iratanyag sokrétűbb és párhuzamos hasznosíthatóságát. A digitális képfájlok esetében lehetőség nyílik arra, hogy a szükséges letakarásokat, kivágásokat is elektronikus úton, az adatbázis saját fotószerkesztő programjával hajtsuk végre, majd az ily módon tárolt, anonimizált másolati példányt megőrizzük későbbi felhasználásra. Az adatbázisban tárolt információk jelentős részének minősített jellege, valamint a személyes adatok fokozott védelme miatt nagy hangsúlyt kellett fektetni az adatokhoz történő hozzáférést szabályozó jogosultsági rendszer kialakítására. Az adatbázis felhasználói programjában valamennyi menüponthoz és kézelőgombhoz való hozzáférés minden - feladatkör szerint kialakított - felhasználói csoport esetén külön megadható. Van, aki csak lekérdezhet egy információt, van, aki módosíthatja vagy törölheti is, de az is részletesen szabályozható, hogy kik nyomtathatnak, kik tarthatják karban a különböző segédtáblákat (nevek, tárgyszavak, kódok, stb.), vagy kik adhatnak másoknak jogot az általuk elérhető hozzáférésekhez és funkciókhoz. Minden egyes rekord esetében is megadhatóak hozzáférési korlátozások. A rendszergazdai jogosítványokkal rendelkező felhasználó megadhatja az úgynevezett kezdeti hozzáférési jogokat. Ez azt jelenti, hogy ha a rekord bevivője nem „rendelkezik” külön a rekordhoz történő hozzáférésekről (persze szintén csak abban az esetben, ha ahhoz joga van), akkor a bekerülő új rekordok az így megadott jogok alapján lesznek hozzáférhetőek. Ez alapesetben általában nem jelent korlátozást. Azonban akinek jogosultsága van a rekordok bevitele során a hozzáférési jogok módosítására, az megadhatja, hogy egy bizonyos rekordot csak kik láthatnak, módosíthatnak, nyomtathatnak. Ez fontos például minősített iratok esetében. Az adatbázisrendszerben nemcsak a hozzáférések finom szabályozására, de a rendszerben történt bármilyen művelet nyomon követésére is lehetőség van. Visszakereshető például, hogy mely felhasználó mikor milyen keresést indított el az adatbázisban, s külön az is, hogy a találatok közül mely rekordokat nyitotta (nézte) meg. Visszakereshetővé teszi a rendszer az adatbázisban történt bármilyen módosítást, törlést is. Úgynevezett „shadow ” táblákba kerül a módosított rekord módosítás előtti állapota (a módosítás idejének és a módosító felhasználónak a bejegyzésével). Ugyanez vonatkozik természetesen a rekordok törlésére is. Tehát ebből az adatbázisból lényegében nem lehet teljesen kitörölni semmit, mivel a shadow táblákba automatikusan minden bekerül, ami
