Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.
• az elektronikus segédletek (adatbázisok + digitális képek) a lehető legszélesebb kutatói kört érintik (az alkalmi családkutatótól a hivatásos kutatóig mindenkit), ezért a digitalizálás eredménye alkalmas arra, hogy széles körben pozitív véleményt formáljon a levéltárról; • ha a levéltárban már kiépült az alapvető elektronikus segédletrendszer (fond- és állagnyilvántartó adatbázis), a segédlet-másolatok ennek a rendszernek a logikus továbbépítését jelentik. Mint az előzőekben oly sokszor, most is a szakmai alapokhoz jutunk vissza: csak azok a levéltárak tudnak (megfelelő minőségű) segédleteket digitalizálni, amelyek ilyenekkel rendelkeznek. (Egyébként az informatika alapfunkciója — nemcsak a levéltárakban, hanem az élet minden területén — nem elsősorban az, hogy új értékeket hoz létre, hanem hogy a meglévő eredmények kiaknázásához ad egy hallatlanul hatékony eszközt.) Az Országos Levéltár pl. ilyen „szerencsés" helyzetben van: az elmúlt évtizedekben több mint száz kötet nyomtatott segédlet jelent meg az anyagáról, a levéltárosoknál, kutatótermekben lévő kéziratos segédletek pedig több százra rúgnak. A jelenleg szétszórtan, sokak által ismeretlen és hozzáférhetetlen segédletek digitalizálása és egységes rendszerbe foglalása elkezdődött: a nyomtatott segédletek — pontosabban azokból a fond- és állagleírások — OCR-rel, a kéziratos segédletek pedig képként lesznek beszkennelve és beillesztve az általános adatbázisba. 4. 2. Levéltári iratok Levéltári iratokat digitalizálhatunk azzal a céllal, hogy az így nyert másolatokat a kutatók rendelkezésére bocsássuk, így kivonva a forgalomból az eredeti iratokat. Hadd utaljunk az előzőekben megfogalmazott ajánlásra: ha van rá lehetőségünk, akkor az iratokat először mikrofilmeztessük le, majd a szkennelés mikrofilmről történjen, különösen akkor ajánlatos ez a megoldás, ha nagy tömegben kívánunk iratokat digitalizálni. Teljes fondokat, állagokat is digitalizálhatunk, egy ilyen projekt azonban nagyon alapos megfontolást igényel. Ha figyelembe vesszük, hogy 1 km irat kb. 12 millió írott oldalt jelent, nagy biztonsággal kijelenthetjük, hogy a teljes iratanyag sohasem fog digitális hordozóra kerülni, mint ahogyan mikrofilmre sem vétetett az elmúlt évtizedekben. Azt sem szabad elfelejteni, hogy még a legértékesebbnek tartott és legkutatottabb irategyüttesek is — hosszú távon — átlagban legfeljebb heti néhány kutatást jelentenek, ami nem tűnik rentábilisnak, figyelembe véve a befektetést és a ráfordított munkát. Ennek illusztrálására álljon itt egy konkrét példa: egy levéltár összeírás-gyűjteménye gyakran kutatott, elismerten értékes forrásanyag és viszonylag kis mennyiségű (30 ifin, 360 000 oldal); egy középkategóriájú szkennerrel a digitalizálás két-három évig tart, ezzel párhuzamosan folyik a digitális képeket „mozgató", hely- és földrajzi neveken alapuló adatbázis építése. Az eredmény: a levéltár sok kilométernyi anyagából, több év munkájával sikerült digitalizálni 30 métert. Nagy tömegű irategyüttesek digitalizálása több (hatékonysági, gazdasági stb.) szempontból sem látszik reálisnak. Ezzel ellentétben viszont hasznos lehet kis terjedelmű, gyakran kutatott, másolásra sokszor kért irategyüttesek digitalizálása elsősorban anyagvédelmi és kommunikációs okok miatt. II
