Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.

mikrofilm-szkennereknél már más a helyzet, ezeknél nem áll fenn semmilyen anyagvédelmi aggály. A levéltári anyag tömeges digitalizálásánál mégsem az említett technikai korlátok jelentik a legnagyobb akadályt, hanem a szakmai adottságok: egyrészt a levéltári iratok többsége nem megfelelően feldolgozott és előkészített, másrészt a másolatok csak jól működő rendszerben, elektronikus segédletekkel használhatók. A rendszer- és szakmai feladatoknak óriási a munkaigényük, nagyságrendekkel több, mint magának a digitalizálásnak. Nem csak a másolatok készítésénél kell hatékonyságra törekednünk, hanem azok használatánál is. Ennek két feltétele van. Az első az, hogy olyan iratokat digitalizáljunk, amit sokan és gyakran fognak kutatni-használni. A másik feltétel az informatikai, rendszer- ül. a szakmai háttér, amiről az előzőekben már volt szó: megfelelő visszakereső rendszer kell, hogy a kutató tudja használni a digitális másolatokat. 3. 8. Kommunikáció A kommunikációs követelmények összefüggnek a hatékonysággal, és röviden úgy foglalhatók össze, hogy a digitalizált információt a lehető legszélesebb közönség számára hozzáférhetővé kell tenni. Említettük, hogy a digitális másolat legnagyobb előnye a rendkívüli kommunikálhatóság. Ennek két oka van: egyrészt könnyen és tetszés szerinti számban sokszorosítható, másrészt hálózat segítségével gyorsan továbbítható. Ezt megvalósítandó több eszköz is a rendelkezésünkre áll: CD, amin pl. a levéltári iratokat digitális kiadványok formájában terjeszthetjük, belső hálózat, amivel a másolatokat elérhetővé tesszük a levéltári munkaszobákban és a kutató termekben, valamint külső hálózat, azaz internet, aminek segítségével a használati kört kitágíthatjuk az egész világra. 4. A digitalizálandó levéltári anyag 4. 1. Segédletek Világszerte sok levéltár digitalizálja a segédleteit, és így bocsátja azokat a kutatók, levéltárosok rendelkezésére. A segédleteket digitalizálhatjuk akár OCR-rel, akár kép formájában, és az így nyert másolatokkal bővíthetjük a meglévő informatikai rendszerünket. A segédlet-digitalizálásnak sok előnye van, és különösen jó eredményeket érhetünk el hatékonyságban, valamint a kommunikáció területén: • minden kutatás segédletek tanulmányozásával indul és folyik párhuzamosan, tehát ide koncentrálódik az összkutatások legnagyobb hányada, így viszonylag kevés számú oldal digitalizálásával érhetünk el magas használati arányt; • a levéltárosok mentesülnek sok rutinjellegű felvilágosítástól, mert az információkat a kutató maga is elérheti, így jó esély van arra, hogy fölkészülten kezdi meg az eredeti iratok kutatását; 10