Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.
3. 2. Anyagvédelem Ha a digitalizálás közvetlenül eredeti iratról történik, akkor a kereskedelemben kapható berendezések többségénél (a szkennereknél) fénymásoláshoz hasonló ártalmas fény- és mechanikus hatás éri az iratokat (a fényképezés sokkal kíméletesebb eljárás). Igaz, léteznek már olyan digitalizáló berendezések, amelyek kímélik az iratokat, ezek azonban elég drágák, és a lényegen nem változtatnak. A levéltárak világszerte igyekeznek visszaszorítani az iratkárosító fénymásolást, és a korlátozások — pontosan az eljárás hasonlósága miatt — kiterjednek a szkennelésekre is, van azonban egy lényeges különbség a kettő között. A fénymásolás vagy a szkennelés különösen akkor veszélyes, ha egy iraton ismételten történik. Ellentétben a fénymásolatokkal, a digitális másolatoknál technikailag könnyen készíthető egy mesterpéldány, ezt archiválva a későbbiekben újabb másolatok adhatók ki. Mindehhez hozzá kell tenni, hogy az iratok gyakori használata a kutatóteremben szintén káros hatású, és ha egyszeri szkennelés után ki lehet vonni az erősen használt irategyütteseket a kutatóforgalomból, akkor a digitalizálással védtük az iratokat. 3. 3. Rendezettség és hozzáférhetőség A hagyományos levéltári iratok tradicionális kutatása feltételezi az iratok fizikai, háromdimenziós jelenlétét: a köteteket forgathatjuk, a lapokat csoportosíthatjuk, az egymásba csúsztatott iratokat logikai rendbe állíthatjuk. A levéltári anyag mikrofilmezésével már sok minden megváltozik: az iratok szigorúan szekvenciális rendben sorakoznak, és kétdimenzióssá szűkülnek, ezért filmen kutatni sokkal nehezebb, mint eredetiben. A hátrányokat ellensúlyozandó alkalmazunk a filmezés során utalótájékoztató táblákat (pl. minden csomó előtt), és szigorú előírás, hogy csak teljesen rendezett iratokat, azokat pedig logikai rendben szabad filmezni. Digitális képek esetében még a mikrofilmnél is nehezebb az iratok közötti tájékozódás. Viszonylag egyszerűbb esetet jelentenek az „intelligensen" digitalizált iratok, mert ezek szövegfájlként jelennek meg, amit szövegszerkesztővel formálhatunk (pl. kiemelhetjük a címeket) vagy átalakíthatjuk azokat tagolt adatbázissá. Ha viszont képként digitalizáltuk az iratokat, akkor ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy-egy oldal egy-egy képfájlba kerül, és az irat jelzetére, helyére vagy tartalmára legfeljebb a fájlnév utal. Nem nehéz elképzelni, hogy milyen nehéz tájékozódni akár egy 2 ifm terjedelmű kis fondot jelentő kb. 20 000 fájlnév között. A megoldás az, ha a digitalizálandó irategyüttesről először egy elektronikus segédletet készítünk, majd az elkészített képeket hozzárendeljük a segédlet megfelelő adataihoz. így a képek a segédlet segítségével lesznek kereshetők, listázhatók, böngészhetők. Sokféle elektronikus segédlet készíthető, a skála az egyszerű, linkekkel (azaz a vonatkozó képek behívását lehetővé tevő kapcsolókkal) ellátott, a hagyományos jegyzékeknek megfelelő HTML fájloktól a sokoldalú keresést, szűrést lehetővé tevő adatbázisokig terjed. A digitális információ kommunikációs előnyeit akkor tudjuk valóban jól kiaknázni, ha a képeket adatbázissal kötjük össze, ami kb. egy komplett mutatóval ellátott segédletnek felel meg. 7
