Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.
kivonja a használatból? Gyakran kutatott vagy egyéb okok miatt rendszeresen igénybevett iratok gyorsabb, kényelmesebb, akár párhuzamos használatát kívánja biztosítani? A segédleteket akarja egységes informatikai rendszerbe foglalni, és a világ kutatóinak rendelkezésére bocsátani (az internet által)? A publikációs tevékenységét szándékozik megkönnyíteni? Egyszerre több cél elérését is kitűzhetjük. Lényeges az, hogy a digitális információ legnagyobb előnyét, a kommunikálhatóságot a lehető legjobban kihasználjuk. Néhány (negatív) példa: ha egy erősen kutatott, egyszerű struktúrájú (pl. számrendes) irategyüttest képként digitalizálunk, CD-re írunk, és elektronikus segédlet nélkül a kutatók rendelkezésére bocsátunk, akkor rossz a stratégiai döntésünk, mert csak a biztonsági szempontot érvényesítettük, pedig ezt a célt sokkal jobban szolgálná a mikrofilm. Még rosszabb — sőt, elfogadhatatlan — a döntésünk, ha digitalizálás után az eredeti iratokat kiselejtezzük, mert a digitális másolat nem tekinthető biztonságinak. 5. 2. A szükséges eszközök, feltételek A cél(ok) megfogalmazása után fel kell mérnünk, hogy milyen eszközökkel tudjuk az(oka)t elérni, amelyek állnak már a rendelkezésünkre, és amelyek megszerzése szükséges. Például: az iratokat nem közvetlenül, hanem mikrofilm közbeiktatásával kívánjuk digitalizálni, és az így nyert másolatokat adatbázissal ellátva belső és külső hálózaton egyaránt hozzáférhetővé fogjuk tenni. Egy ilyen program csak akkor reális, ha van már mikrofilmünk (vagy annak elkészítését garantáló műhelyünk), létezik vagy előrehaladott állapotban van az adatbázis és az azt kezelő szoftver, és nagy előny, ha működik már az informatikai rendszerünk, valamint az internet terén is van némi tapasztalatunk. Nem kell minden elemnek a helyén lenni, de egyszerre nekifogni mindehhez — a digitalizálási projekt mellett — reménytelen feladat lenne. A hardver-, szoftver és rendszerfeltételek mellett — természetesen — fel kell mérni a pénzügyi vonzatot is. A digitalizálás, mint az előzőekben láttuk, nem egyszeri befektetést jelent, hanem egy komplex informatikai rendszer részeként működik (kell működnie), amit állandóan fejleszteni szükséges, és mindez komoly és rendszeres kiadásokat feltételez. Végül, de nem utolsósorban meg kell említeni a személyi feltételeket, amelyek gyakran a legnagyobb akadályt jelentik. A munkatársakat meg kell győzni a program hasznosságáról, fel kell őket készíteni az egész rendszer működtetésére és használatára, ez pedig rendszeres képzést tesz szükségessé. 5. 3. A stratégiai döntés meghozatala Ha meghatároztuk a szakmai célt, és biztosítottnak véljük az eléréséhez szükséges eszközöket, feltételeket, akkor eldönthetjük, hogy konkrétan mit, milyen eljárással fogunk digitalizálni, ki fogja azt végezni, és hogyan fogjuk használni az így nyert másolatokat. A digitalizálandó konkrét iratanyag kiválasztásáról részletesen beszéltünk a 3. fejezetben. 14
