Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.

kisebb levéltári egységek iratait vagy tematikus, válogatott iratokat tartalmazó forráskiadványok lesznek a jellemzők. Vannak arra utaló jelek, hogy a digitális kiadványok átalakítják a forráspublikációt. Mivel ezzel lehetőség nyílik az iratok fakszimile képét viszonylag nagy számban és olcsón közreadni, könnyen lehet, hogy a hagyományos, nagy szakértelmet és sok időt igénylő teljes vagy kivonatos szövegközlést háttérbe fogják szorítani a megfelelő — alapadatokat, jelzeteket, név- és tárgymutatókat stb. tartalmazó — keresőrendszerrel ellátott fakszimile forráskiadványok. A digitális publikáció legnagyobb előnye a rugalmasság és a viszonylagos olcsóság. Egy levéltár akár félévente aktualizálhatja a kiadványát, azaz mindig a legújabb verziót kínálhatja a publikumnak. Sokat nem is kockáztat, hiszen elegendő csak annyi CD-t legyártani, amennyi elfogyott, illetve internetes kiadványnál még ez sem szükséges, csak frissíteni kell a honlapot. Ami — a rugalmasság — az egyik szempontból előny, az más szemszögből nézve hátrányt jelent: a digitális kiadványok túlságosan rövid életűek. A CD története csak néhány éves, és ahogy arra utaltunk a biztonsági követelményeknél, a szabványok gyors változása miatt korántsem biztos, hogy 10 év múlva is olvasni tudjuk a most megjelent kiadványokat. Még rosszabb a helyzet az internetes publikációknál: reális számítás szerint egy-egy kiadvány legfeljebb csak pár évig marad egy honlapon, ezután hozzáférhetetlen lesz. Amíg a digitális kiadványok könyvtári megőrzése nem lesz megnyugtató, addig a levéltáraknak maguknak kell gondoskodniuk a saját kiadványaik megőrzéséről. Ha változik a (CD) szabvány, akkor a kiadvány tartalmát vagy át kell konvertálni az újabb hordozóra, vagy ki kell nyomtatni és archiválni kell. (A nyomtatott szöveget gond nélkül lehet ismét digitalizálni, a képek már problémát okozhatnak, mert az csak jelentős minőségromlás árán végezhető el.) Ha levesszük az internetről a kiadványt, akkor azt hasonló eljárással menthetjük meg az utókornak: vagy CD-re másoljuk, vagy kinyomtatjuk. 5. Digitalizálási stratégia, tervezés A digitalizálás a levéltár működését, anyagát, használatát alapvetően érintő tevékenység, ezért az elérendő célokat elemezni, a gyakran ellentmondó szempontokat mérlegelni kell, a várható hatásokat tanácsos prognosztizálni, majd mindezeket figyelembe véve határozni kell, röviden szólva: stratégiai döntést kell hozni. A levéltári digitalizálás nem lehet ötletszerű és öncélú, hanem illeszkednie kell a levéltári intézmény anyagvédelmi, segédletkészítői, publikációs és kutatószolgálati terveihez. 5. 1. A szakmai célok meghatározása Először azt kell pontosan megfogalmaznia a levéltár vezetőségének, hogy milyen szakmai célokat kíván elérni a digitalizálás segítségével. A veszélyeztetett állapotú vagy különösen értékes eredeti iratok kímélését úgy, hogy digitális másolás után az eredetieket 13