Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. 3–18.
CSEH GERGŐ BENDEGÚZ-KÖRMENDY LAJOS-RÁCZ GYÖRGY DIGITALIZÁLÁS A LEVÉLTÁRAKBAN 1. Bevezetés A 20. sz. végén a levéltárak előtt álló számos kihívás közül minden bizonnyal a legnagyobb az informatika robbanásszerű fejlődése, az elektronikus iratkezelés — Nyugat-Európában vagy Észak-Amerikában gyorsabb, a régiónkban lassabb — terjedése, a számítógépes hálózatoknak az államigazgatás, a gazdaság és a kultúra mind szélesebb köreiben végbemenő térhódítása. Az információs társadalom újszerű követelményrendszere a levéltárak számára egyszerre ellenállhatatlan kényszer és óriási lehetőség. Az informatika terén végbement átalakulásnak rendkívül fontos levéltári vonatkozása, hogy a közérdekű iratok mind szélesebb köréhez kívánnak a felhasználók — ügyfelek, kutatók, államigazgatási szervek, oktatási intézmények, sajtó — digitalizált formában hozzájutni. Ennek a mára valóban megkerülhetetlen igénynek csak rendkívül átgondolt, az ezirányú hazai és külföldi tapasztalatokat hasznosító programok révén felelhetnek meg a levéltárak. Sok kockázatot rejt magában egy nagyszabású digitalizálási program megindítása, ráadásul ezen kockázati elemek némelyikére igen nehéz előre felkészülni. Egy komoly pénzügyi forrást és évekig tartó munkát egyaránt felemésztő digitalizálási program könnyen futhat zsákutcába a nem megfelelő stratégia, a rossz előkészítés, a digitalizálandó iratok átgondolatlan kiválasztása, az eljárás szakszerűtlensége, vagy akár a hardver, akár a szoftverek terén történt változások miatt. Mindezek a kockázatok természetesen nem jelenthetik azt, hogy a levéltáraknak el kellene vagy el lehetne zárkózniuk az információs robbanás kihívásai elől. Ebben az esetben ugyanis nem csak az általuk őrzött iratok gyorsabb, kényelmesebb és sokoldalúbb hozzáférhetőségét tennék kockára, de az iratkezelés és -megőrzés terén zajló változások közepette hamarosan alapfeladataik ellátására is alkalmatlanokká válnának. Bár mind az iratok jellege, mind a használatukkal kapcsolatban jelentkező igények, mind az egyes levéltárak anyagi és emberi feltételei jelentősen eltérőek, az iratok digitalizálását szolgáló programok tervezésekor és kivitelezésekor néhány — minden levéltárra érvényes — alapvető levéltártani, gazdasági, társadalmi és munkaszervezési szempontot mindenképpen figyelembe kell venni. 2. A digitalizálás A digitális képek párhuzamba állíthatók az analóg képekkel (fénymásolat, fénykép, mikrofilm), funkciói az esetek többségében vagy teljesen azonosak vagy nagyon hasonlóak. Mivel a levéltárakban évtizedek óta ismertek az analóg másolatok, tanulmányunkban — már csak a jobb megértés miatt is — gyakran fogunk hivatkozni a digitális-analóg párhuzamokra. 3
