Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.
Amennyiben az alapok tekintetében konszenzus érhető el a levéltárak között, a további együttműködésre és koncentrált fejlesztésekre számos lehetőség nyílik. 5.2.2. Informatikai beszerzések, programfejlesztések A közös beszerzések egyik közvetlen haszna lehet az árak csökkentése. A közbeszerzés rendszerében ez az előny vagy nagyobb értékű berendezések közös beszerzése és használata esetén, vagy olyan beszerzésekre érvényes, amelyekre nincs kijelölt forgalmazó. Egyes nagyobb értékű informatikai eszközök (mikrofilm- vagy nagyméretű síkágyas szkennerek, DVD-írók, digitális kamerák, speciális nyomtatók stb.) közös beszerzése és használata a költségeket is megoszthatja, és a jobb kihasználtság a berendezések működtetésének hatékonyságát emelheti. Ezek a megoldások nyilvánvalóan jobban kedveznek a földrajzilag egymáshoz közelebb fekvő intézményeknek, de megfelelő szervezéssel — és az iratok helyett a berendezések mozgatásával — egymástól távolabb lévő levéltárak is találhatnak közös befektetési, beszerzési lehetőségeket. A közös beszerzések előnyeit a hivatalokban általánosan használt szoftverek (irodai programcsomagok, levelező rendszerek, eszköznyilvántartó programok stb.) esetében is lehet és érdemes érvényesíteni. A közös beszerzésekkel elérhető eredményeknél jóval nagyobb távlatokat nyithat a levéltár-informatikai rendszerek összehangolása, közös fejlesztése és működtetése. Ilyen levéltárközi együttműködés révén készülhetne például a közös elektronikus fond- és állagnyilvántartás, az egységes gyűjtőköri szervnyilvántartó és a speciális iratfajták (pl. térképek, fényképek, stb.) egységes nyilvántartás rendszere (szoftvere). Természetesen, mint az előzőekben utaltunk erre, az ilyen együttműködést meg kell előznie a szakmai alapelvek-követelmények kidolgozásának és elfogadásának. 5.2.3. Iratok elektronikus feldolgozása A magyar levéltárak anyaga végtelen lehetőséget kínál közös elektronikus feldolgozásra. Elméletileg szakmai akadálya nincs az ilyen együttműködésnek, mert minden magyar levéltár a proveniencia-elvet alkalmazva építi fel az iratanyagát. Egy ilyen projekt — amit meg kell előznie a rendszerek összehangolásának — minőségi ugrást jelentene az informatikai alkalmazásban, hiszen az adatintegráció átlépné az intézmények határát, és magasabb, regionális vagy országos szinten valósulna meg. Legelőször a közös fond- és állagnyilvántartást kellene létrehozni a lehető legtöbb intézmény bevonásával. (Mint említettük, a közlevéltárakra vonatkozó egységes szakmai követelményrendszer-tervezet kötelezően elő is írja ennek megvalósítását 2003-tól kezdődően.) Ezt a nyilvántartást tekinthetjük szakmai minimumnak, még akkor is, ha sok levéltár hosszú évek, sőt évtizedek óta nem publikálta a fond- és állagjegyzékét. Egy egységesített fondnyilvántartás — a szakmai fegyelmező erején túl — nem csak kitűnően használható segédletet adna a kutatók kezébe, hanem kiderülne sok-sok párhuzam és átfedés az őrzött iratokban, ami segítené a profiltisztítást az iratokban és a gyűjtőkörben egyaránt. 31
