Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.
5.1.4. Digitalizálás1 Fakszimile digitális másolatokat jól lehet használni a kutatószolgálatban (fénymásolatok helyett), még inkább a levéltári kiadványoknál (pl. forráskiadványok publikálása CD-n), de a valóban effektív alkalmazást az jelenti, ha levéltári segédleteket vagy iratokat digitalizálunk, az így elkészült másolatokat pedig integráljuk az informatikai rendszerünkbe. Említettük, hogy a digitális másolatok jelenleg — és belátható időn belül — nem tekinthetők biztonságosnak a hordozók instabilitása és a szabványok hiánya vagy gyors változása miatt. Nem megnyugtató, hogy a berendezések többsége a hagyományos fénymásolókhoz hasonlóan erős fény- és mechanikai hatásnak teszi ki a másolandó iratokat. Másrészről viszont a digitális másolatok hallatlanul mobilak és kommunikálhatok, ami azt jelenti, hogy egyrészt könnyen és tetszés szerinti számban sokszorosíthatók, másrészt hálózat segítségével gyorsan továbbíthatók. Az előbb említett súlyos szakmai hátrányokat úgy küszöbölhetjük ki, ha a másolatokat egy garantáltan biztonságos és anyagkímélő hordozóról, mikrofilmről készítjük. A levéltári iratok digitalizálása bevonható — sőt, bevonandó — az adatállományépítésbe. Bár nagyobb fondok vagy állagok iratainak digitalizálása számos akadályba ütközik (hatalmas hardver- és élőmunka-igény, alacsony termelékenység stb.), egyes kisebb, erősen kutatott irategyüttesek elektronikus fakszimile képeit érdemes csatolni az informatikai rendszerhez, nem beszélve a kéziratszerű segédletekről (pl. lajstromok), amelyek kiválóan kiegészíthetik a fentebb vázolt felülről lefelé építkező integrált szakmai adatbázist. Mindez fordítva is érvényes: ha eredeti iratokat digitalizálunk állományvédelmi vagy biztonsági céllal, akkor a képeket elektronikus segédlettel kell ellátnunk — ami lehet akár egy hagyományos jegyzéknek megfelelő HTML fájl vagy egy sokoldalú keresést, szűrést lehetővé tevő adatbázis —, különben a képek áttekinthetetlenek lesznek. 5.7.5. Az adatok, információk kommunikálása Az előzőekben láthattuk, hogy a 20. század végi-21. század eleji levéltárak összehasonlíthatatlanul nyitottabbak a társadalom, sőt, a világ felé, mint akár pár évtizeddel korábban, és a nyitás, a nyitottság legfontosabb eszköze az informatika. A CD-publikációk, a kutatótermekben elérhető adatbázisok, az interneten olvasható levéltár-ismertetések stb. mind az informatika révén jöttek létre. Egy modern levéltárnak a — divatos szóval élve — PR-stratégiáját is ki kell alakítania, pontosabban az adat- és információ-kommunikációt bele kell foglalnia a fentebb részletezett informatikai stratégiába. Az adatkommunikáció sikere elsősorban a szakmai stratégia eredményeitől függ, hiszen a publikum főleg a levéltári iratokban lévő információkra kíváncsi. (Ha egy levéltár internetes honlapján lényegében csak a levéltár címe, telefonszáma, az igazgató neve és a levéltár pár oldalas leírása található, az sok mindent elárul a vezetőség felfogásáról és az intézményben folyó szakmai munkáról.) Adatokat kommunikálunk, amikor az intézményi adatbázist, valamint a digitalizált iratképeket hozzáférhetővé tesszük a kutatóter-mekben, a levéltári munkaszobákban és — az internet segítségével — a világban, amikor CD-n 7 A téma részletes kifejtését lásd a másik munkabizottság Digitalizálás a levéltárakban című müvében. 28
