Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

5.1.2. Infrastruktúra-építés Az informatikai stratégia ismeretében szabad csak hozzákezdeni az infrastruktúra kiépítéséhez. Az informatikai infrastruktúra sokkal többet jelent, mint számítógépek és nyomtatók összességét. Előbb vagy utóbb minden nagyobb (pl. önkormányzati) levéltárnak létre kell hoznia a belső hálózatát — a több telephellyel rendelkező intézményeknél ez egyenesen sürgető szükségesség —, és ki kell építenie az internetes adatszolgáltatását. Az infrastruktúra-tervezés komoly számítástechnikai ismereteket feltételez, ezért érdemes külső szakértők segítségét igénybe venni. Olyan kérdéseket kell előre eldönteni, hogy milyen platformon fusson a rendszer (pl. UNIX), milyen szerver működtesse azt (pl. SUN), milyen adatbázis-szerver kezelje az adatbázisokat (pl. Oracle), milyen legyen az adatátvitel (pl. mikrohullámú) stb. Az infrastruktúra-beruházásoknak nyilvánvalóan igazodniuk kell az adottságokhoz és a pénzügyi lehetőségekhez, hiszen nem kevés pénzt igényelnek. Mégis azt kell mondanunk, hogy a legtakarékosabb megoldás a tudatos tervezés, egy jól felépített és drágának tűnő infrastruktúrát egyébként több, egymásra épülő fázisban is létre lehet hozni. A tudatosságot nélkülöző, vagy rossz stratégiára épülő beruházások egyrészt hatástalanok lesznek (pl. a különböző modulok nem működnek együtt), másrészt elfecsérlik a szűkös forrásokat. 5.7.3. Adatállomány-építés Adatok nélkül nem ér semmit a legdrágább rendszer sem, ezért a szakmai adatbázis kiépítésére különös hangsúlyt kell fordítani. Az adatállomány-építést mindig felülről lefelé kell folytatni, azaz először a legalapvetőbb nyilvántartást, a fond- és állagjegyzéket kell elektronizálni, majd szintről-szintre haladva egyre részletesebben kell feltárni és gépre vinni az adatokat. Mindez, persze, komoly szakmai munkát feltételez. Először is pontos, átgondolt anyagrendszert kell kialakítani, majd le kell írni a fondokat és az állagokat (ehhez először tanácsos elkészíteni egy leírási szabványt), utána ki kell bontani a sorozatokat (ez feltételezi, hogy a fondok középszinten megfelelően rendezettek) A felülről lefelé történő adatépítés nem zárja ki, hogy a leggyakrabban kutatott iratokhoz, levéltári anyagokhoz darabszintü segédleteket (adatbázisokat) készítsünk, és azokat megfelelő formában (CD-ROM-on, a levéltár kutatótermeiben elhelyezett számítógépeken, interneten közvetített adatbázis) nyilvánossá tegyük, hogy a felhasználók a leggyorsabban és legegyszerűbben jussanak hozzá a számukra szükséges adatokhoz. Ezeket az adatbázisokat azonban előbb vagy utóbb integrálni kell a rendszerünkhöz. Megsokszorozhatja az adatok hatékonyságát, ha a levéltárak közös adatállományépítést folytatnak — erről bővebben lásd az 5.2.3. fejezetet —, hiszen sok az átfedés és a kiegészítés az állományok között, még szétszakított fondok is előfordulnak, néha a levéltárosok sem tudnak róla. 27