Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

ben kulcsszó, és több szempontból is elválaszthatatlan az informatikától, másképpen fogalmazva: az informatika csak rendszerben működik. A rendszerszemlélet a legfontosabb, amit elsőként a levéltárosoknak el kell sajátítaniuk, ezt kell a szemléletük középpontjába állítaniuk. Még az informatikai alkalmazás előtt mindent rendszerezni kell: a számítógépesítendő levéltári anyagot (az adatokat), a munkafolyamatokat, a munka eredményét, a hardver- és a szoftverberuházásokat stb. Nem harmonizált (azaz rendszerbe nem foglalt) fejlesztések, illetve tevékenység (kiadvány- és segédletkészítés, PR, internet, kutatószolgálat stb.) hatástalanítják az informatikai eredményeket, de ugyanezt mondhatjuk a tisztán szakmai jellegű kérdésekben: elszigetelt adatbázisok, önálló szövegfájlok keveset érnek, egy kritikus mennyiség fölött pedig áttekinthetetlenné válnak, ellenben ha megfelelő rendszerbe vannak foglalva, akkor minden lehetőséget ki tudunk aknázni. Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy informatikai fejlesztéseket csak szilárd szakmai alapokon lehet végezni, különben azok csak pazarló, sok hasznot nem hozó presztízsberuházásokat eredményeznek. Ez azt is jelenti, hogy a levéltárnak először a saját rendszerét kell létrehozni, az anyagát rendezni, majd segédleteket készíteni, és csak azután foghat az informatikai feldolgozáshoz. Sok levéltárban először „szakmai rendszerváltozásnak" — másképpen fogalmazva: szakmai szemléletváltozásnak — kell lezajlania ahhoz, hogy elkezdődhessék a tudatos informatikai rendszerépítés. Az informatikai fejlesztés gondos elemzést és hosszútávú tervezést igényel. Először a levéltár minden tevékenységét át kell tekinteni, és meg kell vizsgálni, hogy azokból mi gépesíthető. Ilyen tevékenység lehet pl. a kutatószolgálat, a raktárszolgálat, a levéltár által végzett ügyiratkezelés, statisztikai adatszolgáltatás, szakmai nyilvántartások, segédletek, kiadványkészítés stb. Második lépésként hosszú távú szakmai koncepciót, stratégiát kell kidolgozni, amelyben meghatározzuk, hogy mely funkciókat és feladatokat kívánjuk informatikával feldolgozni, kezelni és kommunikálni, és ezt milyen módszerrel tesszük. Egy példa a szakmai stratégiára: elsőként létrehozzuk a levéltárban őrzött fondok és állagok elektronikus nyilvántartását, ehhez kapcsoljuk a külső fondnyilvántartást, majd elvégezzük a fondok és állagok leírását a már publikált segédletek felhasználásával (szkennelésével), majd ennek befejezése után az adatbázishoz csatoljuk a részletesebb segédleteket (pl. raktárjegyzékek, lajstromok) elektronikus formában. A szakmai adatbázis forrásul szolgálhat tematikus kiadványokhoz, és alapja lehet egy internetes on-line adatbázisnak, ami lehetővé teszi, hogy a kutatók az alapvető szakmai adatokhoz önállóan, a levéltáron kívül is hozzájussanak, nem kevés fáradságtól kímélve meg a levéltárosokat. Harmadik lépésként rendszerstratégiát kell kidolgozni, amelyben azt részletezzük, hogy a szakmai adatbázist (fondnyilvántartás, -jegyzék, -leírások) hogyan lehet egy rendszerbe foglalni az adminisztratív, ügyviteli és statisztikai adatbázisokkal (pl. kutatótermi nyilvántartás, elektronikus ügyiratkezelés). A rendszerstratégiának pontos határidőket tartalmazó ütemtervnek kell lennie. A teljes rendszer magjának a szakmai adatbázisnak kell lennie, a többinek ehhez kell igazodnia. Ez is mutatja, hogy a rendszer nem egyetlen adatbázist jelent, alrendszerekből állhat, amelyek többé-kevésbé szoros kapcsolatban állnak egymással.