Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

kutatóforgalomból. A BFL nemrég szerzett be egy, nagyméretű térképek színes digitalizálására alkalmas szkennert, a cél itt is az, hogy az eredeti térképeket mentesítsék a használattól (meg kell azonban mondani, hogy ez a berendezés anyagvédelmi szempontból aggályos!): a másolatok a jövendő térképnyilvántartó programmal (az MLE szervezésében — lásd fentebb) összekötve szolgálják majd a kutatást. A MOL más stratégiát képvisel: a most vásárolt szkennerrel mikrofilmről először raktárjegyzékeket fog digitalizálni, és az integrált rendszeréhez csatolni. Több levéltár is jelentkezett digitális publikációval. Ezek akkor érdemelnek figyelmet, ha a digitális képek elektronikus segédlettel (adatbázissal) vannak összekötve. Ilyen a Magyar Országos Levéltár Királyi könyvek (1526-1848) című CD kiadványa. A tervek szerint pár éven belül az egész állagot megjelentetik (eddig az első 9 kötet látott napvilágot). 4.3. Gyűjtőterületi munka A gyűjtőterülettel kapcsolatos feladatok a levéltárak számára az egyik legfontosabb tevékenységi kört jelentik, ugyanakkor viszonylagos specifikusságuk miatt nem mindenhol élvezik a szakma megbecsülését. Fontosak, mert a mostani tevékenység határozza meg a későbbi iratanyag és adatbázisok döntő többségét, specifikusak, mert most csak a levéltárak jelenkori gyűjteményeinek kezelőit érintik. A rendszerváltás óta nagymértékben megszaporodott azoknak a szerveknek, szervezeteknek a száma, amelyek gyűjtőterületi szempontból egy-egy levéltár illetékességi körébe kerültek. A velük való kapcsolattartás, egyáltalán a létezésüknek a puszta ismerete is jelentős többletmunkát ró egy levéltárosra. Csak néhány levéltárban működik a gyűjtőterületi szervekről készült adatbázis, többnyire kezdetleges táblákról van szó, amelyek csak alapadatokat tartalmaznak. Az iratképző szervek többsége jelenleg nem rendelkezik a náluk keletkező, illetve őrzött iratokról adatbázissal, legfeljebb az irattári anyagukról készítenek selejtezéskor vagy levéltári iratátadáskor számítógéppel készült jegyzéket, de még manapság is érkeznek kézzel írt selejtezési jegyzőkönyvek. A levéltári iratátadáshoz kapcsolódó adatbázisok mozgása ma még nagyon esetleges, erre jelenleg sem a hivatalok, sem a levéltárak nincsenek felkészülve akár a tárgyi, akár a személyi feltételeket nézzük. Az adatbázisok cseréje olyannyira gyerekcipőben jár, hogy az iratkezelési szabályzatok a kérdést nem is érintik. A szervek elektronikus iratkezelésének meghatározó eleme a számítógépes iktatás. Manapság egyre több szerv terjeszt be az illetékes levéltárnak olyan iratkezelési szabályzatot, melyben már az elektronikus iktatás került előtérbe, megadva a lehetőséget a szerv számára a saját adatbázisainak megalapozásához, illetve egy későbbi elektronikus iratkezelésre történő átállásra. A levéltárak semmivel sincsenek jobb helyzetben mint a szervek. A gyűjtőterületen dolgozó levéltári munkatársak informatikai ismerethiánya gyakran az egyik fő oka annak, hogy a hivatalnál bevezetni kívánt bármiféle elektronikus iratkezelés már a kezdetekben sem a megfelelő célt fogja szolgálni. Nem megfelelő informatikai ismeretekkel elég nehéz egy olyan, a hivatal egész működésére vonatkozó szabályzatot véleményezni és jó• 23