Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban. Tapasztalatok és további tervek. Levéltári Szemle, 42. (1992) 4. 41–49.

BORSA IVÁN Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban Tapasztalatok és további tervek Tapasztalatok A Levéltári Szemle ez évi 2. számában (27—39. lap) az érdeklődő beszámolót olvashatott — némi levéltár történeti bevezetéssel — arról a számítógépes feldolgozásról, amely az Országos Levéltárban 1983 óta folyik és kiterjed mind a Diplomatikai Levéltár (DL), mind pedig a Diplomatikai Fényképgyűjtemény (DF) teljes anyagára. E feldolgozás alapjául a két gyűjteményhez készült időrendi mutatólapok szolgálnak, amelyek a két gyűjteményben fennmaradt valamennyi oklevélszöveghez készültek. Ez azt jelenti, hogy a Diplomatikai Levéltár mintegy 108 ezer darabjához az átírások és a protokollumok több bejegyzése következtében mintegy 160 ezer, a Diplomatikai Fény képgyűjtemény kb. 90 ezer okleveléhez pedig 140 ezernél több időrendi mutatólap készült. Minden időrendi mutatólap tartalmazza az oklevélszöveg keltét; kibocsátójának nevét, rangját; fennmaradási formáját (eredeti, átírás, tartalmi átírás stb.); mai országos levéltári jelzetét (DL- vagy DF-szám); a DL esetében az oklevél előző, a DF esetében pedig az eredeti oklevél jelzetét; az időrendi mutatólap levéltári azonosító számát. Ezek az adatok szabványosított formában kerültek a nagy teljesítményű számítógép adattárolójába, majd a számítógép három részletben időrendi, kibocsátói és régi jelzetek szerinti rendben, végül — a DL teljes állományának bevitele után — DL-számok szerinti listát készített. A Diplomatikai Fény képgyűjtemény listái jelenleg 1441-ig állnak rendelkezésre. 300 ezer lap 6—6 adata, azaz 1 millió 800 ezer adat előkészítésének (ideértve egyes adatok kódolását is) és bevitelének mikéntjét az említett beszámoló részletesebben ismertette. Hangsúlyozni kell, hogy minden munkafázis teljes, esetenként részleges ellenőrzése is megtörtént, ideértve a számítógép által el nem fogadott adatok javítását is. A fázisokra bontott munka (előkészítés és ellenőrzése, adatfelvételi lapok gépelése és ellenőrzése, adatrögzítés, gépre vitel, majd az adatoknak beviteli rendben való kiíratása, az így kiírt adatok ellenőrzése, a javítások kódolása, gépre vitele, kiíratása és ellenőrzése, listakészítés) zömét nem levéltárosi képesítésű személyek végezték. Levéltárosi munkát csak a program előkészítése, esetleg a további ellenőrzések során felmerült problémák megoldása igényelt, amikor ezek kiküszöböléséhez gyakran az eredeti szöveg megtekintésére volt szükség. (Zárójelben ugyan, de meg kell jegyeznem, hogy fiatal levéltárosaink nem lelkesedtek/lelkesednek ezért a feladatért.) Meg kell állapítani, hogy az 1983-ban szervezett és megkezdett munkamenet módosítására menetközben senki sem gondolt és ilyenre az időrendi mutatólapok adatainak feldolgozása során nem volt és nincs is szükség. Azt a tapasztalatot azonban le kellett vonni, hogy az előző beszámolóban felvázolt második ütem szervezését is úgy kell megoldani, hogy minél több munkafázis legyen nem levéltárosi képesítésű, begyakorolt, értelmes munkatársak által elvégezhető. (E munkaszervezésről az alábbiakban még lesz szó.) 41