Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban. Tapasztalatok és további tervek. Levéltári Szemle, 42. (1992) 4. 41–49.

Meg kell említeni, hogy az előkészítő munka egyik sajátos fázisa mind a DL, mind pedig a DF esetében az év nélküli időrendi lapok felülvizsgálata. Ennek során alkalom nyílik az oklevél évének, esetleg teljes keltezésének megállapítására, de mindenképpen sor kerül annak a két évszámnak a rögzítésére, amelyek között az év nélkül megírt vagy keltezésében megcsonkult oklevél keletkezett. Ezt a munkát csak levéltárosok végezhették, és ez a munka nem tartozott/tartozik a csak kötelességszerűen végzett munkák közé. Lehangoló tapasztalat vagy inkább felismerés volt az is, hogy a Diplomatikai Levéltár eddig szinte hibátlannak tekintett segédleteiben mennyi apróbb, csak néha nagyobb, hiba van. E hibák feltárását segítette az a körülmény, hogy elsősorban forráspublikációk (pl. Zsigmond-kori oklevéltár, Regesta diplomatica nec non epistolaria Slovaciae) készítői munkájuk során adataikat a számítógépes listák valamelyikével egybevetve hibákat észleltek. Ezek a hibák leggyakrabban dátumfeloldási tévedésből származnak, de vannak elírások az oklevélkibocsátók nevében is, s a munkafázisonként történt ellenőrzés ellenére akadnak gépelési, rögzítési hibák a többi adatcsoportban is. Ezek javítása természetesen az immár géppel kezelt adatállomány esetében folyamatos feladatot jelent. A DL-számok listájának használatakor az is kiderült, hogy vannak hiányzó DL-számok, amelyeknek — elméletileg — nem szabadna lenniök. Ezért egy új számítógépes program segítségével ugyancsak géppel olyan lista készült, amely feltünteti, hogy melyik DL-szám hiányzik és a hiányzó számot melyik meglevő szám követi, arra az esetre, ha több szám hiányoznék egymást követően. Ez a lista 450 tételnél több hiányzó számot mutatott ki, ami a 108 ezernek ugyan alig 4 ezreléke, de mégis várakozáson felül magas. Ezek ellenőrzése még folyamatban van. Az első eredmények szerint a hiány oka egyrészt a DL-számban bekövetkezett számelírás, másrészt azok az esetek, amikor egy adott DL-számon ma nincs oklevél vagy azért, mert az idők folyamán elkallódott, más DL-szám alatt összevonatott (azonos oklevelek, elszakadt darabok összevonása). Egy szám „megüresedése" esetén az időrendi mutatólapokat kiemelték, de ezt következetlenül vezették át a régi állománynyilvántartás egyik legrégibb eszközében, az ún. számkönyvben; vannak olyan esetek is, hogy nem is készült az egykori oklevélhez időrendi mutatólap, mert pl. már a Nemzeti Múzeum levéltárában elkallódott oklevélhez nem is készülhetett, de az egykor üresen maradt borítólap vagy utalás a DL-be soroláskor — az előkerülés reményében — kapott DL-szá~ mot, ide sorolhatók a DL-be tévedésből bekerült, 1526. augusztus 29. után kelt oklevelek is. A harmadik csoportba azok az esetek tartoznak, amikor megállapítható, hogy az időrendi mutatólap elkallódott. — A számelírások kiküszöbölése, az üressé vált számok nyilvántartásba vétele és az elkallódott időrendi mutatólapok pótlása teljessé fogja tenni — DL-számok viszonylatában — az öklevélállomány nyilvántartását. A hiányzó számokról készült lista segítségével feltárt hiányosságok kiküszöbölése után elvégzendő feladat lesz az egy DL-számhoz készült időrendi mutatólapok számának összevetése az említett számkönyv bejegyzései és a számrendi gépi lista sorai alapján, ahogy ez már a program első tervezetében (Levéltári Közlemények 1971. 12—13.) is felmerült. Ha ugyanis a számkönyvben egy DL-számnál több bejegyzés van, mint ahány sor a gépi listában, akkor a hiányzó mutatólap pótlandó és a gépi állomány azzal kiegészítendő lesz. Meg kell jegyezni, hogy ez az aprólékos munka igen sok időt igényelne, és nem lehet előrelátni, hogy az elért eredmény arányban lesz-e a befektetett munkával. Előbb-utóbb azonban ezt a munkát is el kell végezni, mert minden elkallódott időrendi mutatólap egy-egy, az állományban meglevő, de jelenlegi segédleteinkkel el nem érhető oklevélszöveget jelent. A Diplomatikai Levéltár anyagáról készült régi jelzetes lista lehetővé teszi 42