Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
2.2.4. Hitelesség A hitelesség kulcskérdés az elektronikus iratoknál, az élenjáró nyugati levéltárak2 különös fontosságot tulajdonítanak ennek a problémának. Az előzőekben ezt a kérdést is érintettük a forma és a tartalom elválásánál. Nyilvánvaló, hogy a forma is az irat része, és azt is meg kell őrizni az utókornak, de a fentiek ismeretében valószínű, hogy azt csak megszorításokkal érhetjük el (lásd fentebb a megjelenítés hardver- és szoftverfüggőségéről mondottakat). Ugyancsak gyengíti a hitelességet az elektronikus iratok tartalmának szórtsága, bonyolult struktúrájuk, valamint az irategyüttesek és a fondok határainak elmosódása, végül de nem utolsósorban a viszonylag könnyű, és nyom nélkül maradó változtathatóságuk. Nem kell hosszasan magyarázni, hogy pl. egy szokványos táblázatkezelő programmal készült táblázat adatát könnyedén át lehet írni, és egy kis ügyességgel a változást rögzítő dátumot - ha van ilyen funkció beépítve - is manipulálni lehet. A hitelességnek különböző fokai vannak a hagyományos iratoknál is. Egy adásvételi szerződésnek szigorú formai és tartalmi szabályai vannak, nem elég pl. csak az aláírás, tanúk is kellenek, sőt, minden oldalt minden aláírónak a kézjegyével kell ellátnia. Egy egyszerű, minden irattárban előforduló emlékeztetőnél már nincsenek pontos szabályok, de ajánlatos a készítőjének aláírnia, különben korántsem biztos, hogy hitelesnek bizonyul egy jogi, vagy akár egy adminisztratív eljárásnál. Mindezek ellenére a levéltárban őrzött iratok igen nagy százaléka nincs aláírással ellátva, ez azonban nem jelenti azt, hogy ezek egyáltalán nem tekinthetők hitelesnek. Vannak közismert technikák (pl. pecsételés, jelzetelés), melyek növelik a hitelességet, ezeken kívül azonban vannak más, bonyolultabb hitelerősítő tényezők is. A szerv iratkezelését pontosan rögzítő szabályzat, irattári terv, átadókönyvek, tételjegyzékek stb. mind ezt szolgálják, sőt az sem mindegy, hogy melyik szerv hozta létre az iratokat. A közlevéltár például „hiteles helynek" számít, természetesen nem önmagában, hanem csak akkor, ha eleget tesz bizonyos formai követelményeknek, amelyek elsősorban a feldolgozás minőségében, pontosabban szólva az eljárások pontos szabályozásában és dokumentálásában, valamint a készült nyilvántartások és segédletek pontosságában ölt testet. Az elektronikus iratoknál lényegében hasonló feltételek határozzák meg a hitelességet. Megszületett az elektronikus aláírásról szóló törvény3 , remélhetőleg ésszerű határidőn belül elkészülnek az alkalmazáshoz nélkülözhetetlen végrehajtási utasítások is. Már felálltak az első olyan szervezetek, melyek kiadják és őrzik az aláíráscímpéldányokat. (A levéltári megőrzés szabályozása megoldatlan, valószínűleg ez is a 2 Az elektronikus iratok kérdésével nemcsak intézményi kereteken belül foglalkoznak a levéltárak, hanem kutatási projekteket is indítanak. Ezek közül kettő ért el figyelemre méltó eredményt: az egyiket a kanadai University of British Columbia szponzorálta (a munkájáról írt beszámolót I.: DURANTI, LUCIANA-MACNEIL, HEATHER: Thé Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project, Archivaria, 42. /1996/), a másik — a neve INTERPARES — egy nemzetközi vállalkozás, tizenöt ország levéltárosai és kutatói vesznek benne részt (a munkájával kapcsolatos dokumentumok elolvashatók a www.interpares.org c. honlapon). Ez utóbbi (még aktív) munkacsoport az elektronikus iratok hitelességét állította a kutatások középpontjába. 3 2001. évi XXXV. törvény 8
