Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
tudnak minden nagyobb elektronikus irategyüttessel hardvert is gyűjteni (bár erre is akadt - külföldi és elvetélt - kísérlet), tehát más megoldást kell találni. 2.2.2. Szoftverfüggőség Ez a hardverfűggőségnél jóval nagyobb problémát jelent, mert egyrészt sokkal szélesebb a szoftverek választéka, mint a hardvereké, másrészt ezen a területen gyorsabb a szabványváltozás. Az operációs rendszereknél (pl. DOS vagy Windows, az alapszoftver, amire az alkalmazói szoftverek - pl. az Excel táblázatkezelő program - épülnek) még többé-kevésbé érvényesül a felülről való kompatibilitás, azaz az újabb operációs rendszereken futnak a régebbieken is működő programok (pl. a Windows2000-rel is lehet működtetni a Word 6.0-s verziójú, a kilencvenes évek közepén kifejlesztett szövegszerkesztőt). Az alkalmazói szoftverek esetében azonban gyakori követelmény a szigorú megfelelés. Az általánosan elterjedt ún. dobozos termékeknél (a legismertebb közülük a Microsoft Office programcsalád) még van átjárás az elterjedtebb szoftverek között, pl. Word-del lehet Wordperfect fájlokat is konvertálni. Az egyedi fejlesztéseknél - és itt elsősorban nem egyszerű szöveges vagy képi dokumentumokra gondolunk, hanem rendszerben működő ügyiratkezelő vagy adatbázis-rendszerekre - már szigorú megfelelési kényszer van, azaz a megfelelő verziójú célszoftver szükséges az adott rendszer működtetéséhez. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem tudják megszerezni az iratokkal együtt a szoftvert is, tehát ebben az esetben is más megoldást kell keresni. 2.2.3. Egyéb, a hozzáférést akadályozó tényezők A 2.l-es alfejezetben, amikor összehasonlítottuk a hagyományos és az elektronikus iratokat egy sor olyan jellemzőt említettünk, amely akadályozza az elektronikus iratok olvasását, ül. megértését: a széles spektrum, a tartalom és a forma elválása, a tartalom szórtsága, a bonyolult struktúra, az irategyüttesek és a fondok határainak elmosódása. A piacon már kaphatók az ún. content management (tartalomkezelő) rendszerek, melyeket éppen azért fejlesztettek ki, hogy a különböző helyekről kapott különböző formátumú fájlokat (dokumentumokat, dokumentum-együtteseket) egy rendszerbe foglalja ez a szuperszoftver. Hogy sokféle formátumú fájlt legyen képes olvasni, a szoftver kb. egy évtizedre visszamenően tartalmazza a gyakran használt programok olvasó- és böngésző funkcióját. Mondhatnánk azt, hogy ez a megoldás, a helyzet azonban - sajnos - ennél jóval bonyolultabb. Egyrészt a levéltárosoknak hosszútávon kell gondolkozniuk, azaz 50, 100, 150 stb. év múlva is olvasniuk kell a ma archivált fájlokat, ez olyan időtáv, ami jóval meghaladja az üzleti szektor horizontját. Bizonyosak lehetünk: egy cég sem vállalja, hogy évtizedekre visszamenően minden fájl olvasását biztosítja. (Ezt nem is lehet elvárni tőlük.) Másrészt a tartalomkezelő rendszerek az egyszerű, egyedi dokumentumokra és táblákra koncentrálnak, de adósak maradnak az iratrendszerekben és/vagy az adatbázisokban lévő összefüggések megjelenítésével. Bátran kijelenthetjük, hogy olyan tartalomkezelő rendszer nem is lesz soha, amelyik az összefüggéseket megjeleníti, mert ezek egyediek, minden alkalmazási szoftver (amit a szerveknél használnak) másképpen oldja meg az összekötéseket. Ezek nélkül viszont nem levéltár a levéltár, tehát más módon kell rekonstruálni a kapcsolatokat. 7
