Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
ill. hogy mi a sorrendiség, ha ugyanezt elektronikus verzióban tesszük meg, akkor általában csak egy oldalt látunk a képernyőn, a kapcsolatokra pedig ábrák és gombok utalnak). A kontextus- és a struktúra-elemet két eszközzel erősíthetjük meg: kellően részletes dokumentációval és megfelelő metaadatokkal. A dokumentációnak tartalmaznia kell minden fontos információt a vonatkozó elektronikus iratokkal kapcsolatban. A szerveknél keletkező iratok a hálózatok terjedése következtében egyre bonyolultabb rendszerben szerveződnek. Pontosan le kell írni egyrészt a szakmai rendszert (pl. egy ügyiratkezelö rendszerben milyen iratcsoportok vannak, ezek hogyan függnek össze egymással, milyen „útvonalat" járnak be az iratok stb.), másrészt az informatikait: milyen fájlokból áll össze a rendszer, milyen formátumok fordulnak elő (pl. txt és tiff), vannak-e táblák (adatbázis), azoknak milyen mezőik vannak, milyen összefüggések vannak a táblák vagy fájlok között -tulajdonképpen egy rendszerterv adataira van szükség. A metaadat1 tulajdonképpen adat az adatról. Metaadat például egy elektronikus levélnek a fejlécén szereplő adatsor, ahonnan megtudhatjuk, hogy a levelet ki küldte, kinek, mikor, milyen tárgyban, de szintén ilyennek számítanak az Országos Levéltár filmtárának jegyzékeiről készült képfájlok nevei, melyekben az szerepel, hogy az adott oldal szkennelt képe milyen filmtekercsek tartalmát írja le (pl. W1922-36, azaz a W 1922-es tekercstől a W 1936-os tekercsig bezárólag). Úgy is fogalmazhatunk, hogy a metaadat az iratot kísérő-kiegészítő információ. Azt, hogy a metaadat mit tartalmazzon, a rendszer tervezésénél kell eldönteni, és a tervezőknek azt kell szem előtt tartani, hogy a szóban forgó irat kellő azonosítását és hitelességét szolgálja. A metaadatok többsége ugyanis automatikusan keletkezik, együtt az irattal, így bizonyító erővel is bír, különösen akkor, ha a rendszerbe biztonsági elemek vannak beépítve, pl. a felhasználó azt nem tudja megváltoztatni és/vagy a számítógép nem csak magánál az iratnál tárolja a metaadatot, hanem másutt is (ezt csak a rendszergazda ismeri), így a két metaadat egybevethető. 2.2. Az elektronikus iratok archiválásának főbb problémái Az elektronikus iratok archiválásának problémáit az előző alfejezetben már részben érintettük, most a kérdést más aspektusból kívánjuk megközelíteni. 2.2.1. Hardverfüggőség Eleve erős függést jelent az a tény, hogy az iratok csak számítógéppel olvashatók. A gyors változások és az eltérő szabványok miatt különösen a régi elektronikus iratokról derül ki gyakran, hogy a rendelkezésre álló berendezésekkel nem olvashatók. Közismert példa, hogy kilencvenes évek első felében Magyarországon még általánosan elterjedt 5 hüvelykes hajlékonylemez-meghajtók szinte teljesen eltűntek a piacról, így az iiyen lemezeken lévő információk veszélybe kerültek. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem 1 A metaadatokkal kapcsolatos követelményeket I. részletesen a 4.2.2.-es fejezetben. 6
