Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

Adatbázisok: A számítástechnika mind szélesebb körű alkalmazása nyomán ez a dokumentumfajta válik a legfontosabb és legnagyobb levéltári problémává az elektronikus iratkezelés területén. Mivel az adatbázisokba rendezett dokumentumok rendkívül nehezen tehetők függetlenné az őket kezelő szoftverektől, a levéltárak többsége jelenleg az adatbázistáblák egyszerű, vesszővel határolt szöveges dokumentumokká való konvertálását javasolja a levéltári átadás esetére, melyből a későbbiekben könnyen újraépíthető az eredeti adatbázis. Ezen a téren is vannak ugyan ettől eltérő ajánlások (melyek szerint kielégítő megoldás lehet nagy adatbázis-kezelő programok használata),18

de a jelenlegi állapot szerint a nagy nemzeti levéltárak általában nem kívánnak egyedi programokkal, vagy nagy adatbázis-kezelő rendszerekre fejlesztett egyedi alkalmazásokkal bajlódni. Bár az XML képes leírni adatbázisokat is, ezek levéltári fogadása több problémát is felvet, mert egy adatbázis áttekinthetetlenül nagy és összetett is lehet. • A levéltár átveheti XML formátumban az adatbázist táblánként, a közöttük levő összefüggések leírásával. De ebben az esetben már egy kisebb adatbázisnál is lehetetlen a kapcsolatok követése számítógép nélkül. (Azaz: megfelelő alkalmazási programot kell írni hozzá.) • Ha a kapcsolatokat feloldják, denormalizált formában egyetlen táblába gyűjtik az adatokat, és ezt adják át XML dokumentumként, ekkor viszont a hatalmas méret miatt válhat kezelhetetlenné. • Az adatbázist újra fel kell építeni. Ez történhet úgy is, hogy az iratkibocsátó exportálja XML formátumban az adatbázisát, a levéltár pedig importálja a saját adatbázis kezelőjébe. • A levéltár eleve XML alapú adatbázis kezelöt üzemeltet. Az első két megoldás előnye, hogy nem igényel különösebb felkészülést (hardver, szoftver, személyi) a levéltár részéről, az adatbázis használhatóvá tételét a kutatóra hárítja. A másik két megoldás a kutató, de a levéltáros számára is kényelmes, viszont rendkívül pénzigényes. Adatbázis szervert, vagy inkább szervereket kell üzemeltetni, és gondoskodni kell ezek technikai és személyi hátteréről. Az elektronikus iratokat fogadó levéltárnak mindenképpen kell adatbázist üzemeltetnie, hiszen az iratok nyilvántartását elektronikusan kell végezni. A digitálisan kezelt iratoknak a segédletei is digitálisak lesznek. Mindezek miatt az utóbbi két lehetőség tűnik az igazi megoldásnak. L. pl.: Guidelines on best practices for using electronic information. DLM-Forum 1997. 25