Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
nyelvtől és a karakterkészlettől. Mivel csak szöveges állományból áll, a legegyszerűbb editorral, de akár parancssorból is (UNIX, DOS) beletekinthetünk. Ahhoz hogy a formázott dokumentumot is megnézhessük, már megfelelő alkalmazás kell, de ennek már nem kell ugyanolyannak lennie, mint amivel az iratot készítették. Arra hogy a szabvány elfogadottá válik, több jel mutat: • Egy, az üzleti és politikai élettől független szervezet, World Wide Web Konzorcium (W3C) hozta létre. • Támogatják a nagy szoftverfejlesztők, például az Oracle, SAP, Lotus és a Microsoft. • A fő célterülete, felhasználója és haszonélvezője az üzleti élet. Bankok, biztosítók, kereskedelmi cégek elektronikus üzleti alkalmazásaihoz (B2B= business to business) nélkülözhetetlen. Az előbbiekből következik, hogy a levéltárak számára az elektronikus, szöveges dokumentumok fogadása számára ideális, legyen az bármilyen összetett, szöveges és multimédiás mellékletekkel ellátott dokumentum. Sokak (pl. az Egyesült Államok levéltári szervezete, a NARA elektronikus iratokkal foglalkozó programigazgatójának, Kenneth Thibodeaunak)17 reménye szerint az XML-formátum megteremti azt a lehetőséget, hogy a számítástechnika fejlődésének megjósolhatatlan irányaitól függetlenül használható és alkalmazható dokumentum-leírási rendszerben lesznek tárolhatók a levéltári iratok. Bár az XML-nyelv meglehetősen új, rendkívül gyorsan terjed és - mint fentebb kifejtettük - meg van arra a remény, hogy általa nem csak az egyedi tulajdonságokkal és szerkezettel bíró strukturált szövegeket, de táblázatokat és adatbázis-táblákat is könnyen egységes formátumban lehet exportálni akár elektronikus iratkezelési rendszerek között, akár a hosszú távú levéltári őrizet érdekében. Bár az amerikai nemzeti levéltár elkötelezettségét az XML-nyelv mellett más országok archívumai egyelőre nem nagyon jelenítik meg követelményrendszerükben, az újonnan kialakítandó iratkezelési rendszerekbe valószínűleg érdemes lesz beépíteni a dokumentumok XML-formátumú megőrzésének a lehetőségét is. Táblázatok: Nincs egységes álláspont, de az elektronikus iratokkal foglalkozó levéltári ajánlások többsége az adatbázisokhoz hasonlóan az egységes szerkezetű, vesszővel tagolt, CSV-formátumú (Comma Separated Variable Formát) dokumentumok megőrzését támogatja. Mint említettük, a későbbiekben egyfajta megoldást jelenthet a szövegek, táblázatok és adatbázis-táblák egységes kezelésére valamilyen szabvány metanyelv (jelenleg erre legnagyobb esélye az XML-formátumnak van), ezért az elektronikus iratkezeléssel foglalkozó levéltárosoknak folyamatosan figyelemmel kell kísérniük a nemzetközi számítástechnikai normák kialakulását, hogy a keletkező adatállományok későbbi levéltári feldolgozásának minél hatékonyabb, költségkímélőbb és egyszerűbb megoldásait alakíthassák ki. 17 Federal Computer Week 2001. január 8. 24
