Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

• a felhasználói hozzáférések korlátozására vonatkozó információk, • az irat minősítésére vonatkozó információk, • az az időpont, melynek elteltével az irat felülvizsgálata, revíziója szükséges, • utalás az irat esetleges egyéb verzióira. Tételszinten ajánlott metaadatok: • a tétel címe, • a tételhez járuló kulcs- vagy tárgyszavak, • a tétel leírása, • a felhasználói hozzáférések korlátozására vonatkozó információk, • fizikai elhelyezés (a tételnek és tartalmának tárolási helye), • a tétel nyitásának és zárásának időpontja (illetve amikor a tételben lévő első és utolsó irat keletkezett), • kapcsolódó tételek (akár hierarchikus alá-fölérendeltségben, akár mellérendelt kapcsolatban állnak az adott tétellel), • őrzési idő, • tennivaló az őrzési idő lejártakor, • levéltári érték, • az őrzési idő lejártával történt esemény (megsemmisítés, levéltárba adás stb.), annak dátuma és az azt felügyelő szerv megnevezése. A tételszintü metaadatokat az esetleges selejtezés után is meg kell őrizni dokumentációként. Természetesen a Dublin Core szabvány általános ajánlásai mellett az egyes iratképzők saját kiegészítő adatokat is tárolhatnak a dokumentumok, iratok vagy a tételek mellett, ilyen esetben természetesen minden metaadatot együtt kell kezelni és őrizni a vonatkozó anyaggal. 4.2.3. Fájlformátumokkal kapcsolatos követelmények Az elektronikus iratkezelés során az átmeneti vagy végleges jelleggel alkalmazott fájlformátumok jelentik az egyik legnehezebben kezelhető problémát. Az egyes alkalmazások által létrehozott dokumentumtípusok terén a változás, a fejlődés az adathordozók cserélődéséhez hasonlóan gyors, ezért a levéltáraknak mereven rögzített szabályok helyett rugalmasan kell követniük a technikai fejlődést, az általánosan elterjedő dokumentumtípusok befogadására folyamatosan fel kell készülniük, és ajánlásaikat rendszeresen felülvizsgálva kell alkalmazkodniuk a számítástechnikai 21