Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

fordulatokhoz. Mindez természetesen nem jelenti azt, hogy nem kell követelményeket megfogalmazniuk az iratkezelési rendszerek kialakításakor, de ezeket az ajánlásokat mindig az adott időszak technikai fejlődéséhez mérten kell megtenniük, és az előre láthatólag lehető leghosszabb távon is kompatibilis fájlformátumok használatát kell elérniük az iratképzö szerveknél. Bár az egyes nemzeti levéltárak saját országuk iratkezelési gyakorlatának ismeretében különböző módon határozzák meg a levéltár által elfogadható dokumentumtípusokat, mára a nemzetközi szervezetek és az egyes levéltári intézmények együttműködése révén általános tendenciák és szabványok is kialakulnak az egyes dokumentumtípusok levéltári szempontból elfogadható formátumát illetően. Az alábbiakban néhány alapvető dokumentumtípusnak és leggyakoribb fájlformátumaiknak levéltári alkalmazhatóságát mutatjuk be. Képek: • TIFF-formátum (Tag Image Filé Formát): általános szabványnak tekinthető, ún. adatvesztés nélküli képformátum; kiválóan alkalmas eredeti, pl. szkennelt képek rendkívül jó minőségű és részletgazdag tárolására. A korlátozott tömörítési lehetőségek miatt kevéssé alkalmazott a gyors adatátvitelt kívánó felhasználások (pl. számítógépes hálózatokon keresztül történő továbbítás vagy képernyőn való böngészés) esetében, de levéltári szempontból egyértelműen preferált, általában kizárólagosan elfogadott formátum. • GIF-formátum (Graphics Interchange Formát): gyors adatátvitelre kiválóan alkalmas, hosszú távú levéltári megőrzés esetén általában nem támogatott formátum. • JPEG-formátum (Joint Photographic Experts Group): ún. adatvesztéses tömörítésű képformátum, a képek adatátvitelére és böngészésére széles körben elterjedt (különösen az Interneten) és alkalmas, de eredeti képek hosszú távú megőrzésére általában nem támogatott. Bár az ebben a formában tárolt kép a tömörítés következtében adatokat veszít és kevéssé részletgazdag, a formátum elterjedtsége következtében valószínűleg nehezen védhetik ki a levéltárak az átvételüket. • egyéb képformátumokat (pict, pcx, bmp stb.) általában egyedi alkalmazások használnak, ezért ezek jelenlegi felhasználhatósága is korlátozott, levéltári alkalmazása pedig nem javasolt. • Megjegyzendő, hogy például a legtöbb tekintetben liberális ausztrál levéltári gyakorlatban öt különböző formátumú képet (PICT, GIF, JPEG, TIFF, BMP) is átvehetőnek tartanak, a PRO viszont kizárólag a TIFF- képeket akceptálja. (A nemzetközi gyakorlatban a brit példa általánosabbnak mondható ezen a téren.) Egyszerű szövegek: Ez az iratkezelési rendszerekben a leggyakoribb dokumentumtípus, ezért a levéltáraknak különös figyelmet kell fordítaniuk a megfelelő követelmények kialakítására. Bár az egyes szövegszerkesztő programok általában, jól vagy kevésbé jól, de kezelni tudják a saját korábbi verziójukban előállított dokumentumokat és bizonyos szövegszerkesztő programok általánosan elterjedtnek tekinthetők, a levéltárak többnyire nem támogatják a 22