Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
gyakorlatban is szembesülniük kell azzal a ténnyel, hogy az információs társadalom támasztotta új követelmények (az elektronikus kormányzat fokozatos, ám relatíve gyors kiépülése és a felhasználói oldal növekvő igényei), a tradicionális elvek és gyakorlat talaján, a közszféra avagy a „költségvetési lét" védőburkában döntően hagyományos felkészültségű személyzettel mindeddig elfogadhatóan működő levéltárakat szervezetileg szinte teljesen felkészületlenül érték. A gyűjtőterületi tevékenység az a szakmai határzóna, amelyen keresztül a levéltár - a jelenleg dinamikusan változó - külső környezettel elsőként és közvetlenül érintkezik, még akkor is, ha a levéltár alapvetően „eseménykövetö" intézmény. Ez viszont az információs társadalom körülményei között egyet jelent a lemaradással. Az elektronikus iratkezeléssel összefüggő feladatok elvégzésére fel kell készülni, a jogalkotás, az anyagi/technikai, valamint személyi/szervezeti feltételek megteremtése nem engedi az események puszta követését, azokban részt kell venni, sőt bizonyos mértékig elébük kell menni (proaktív magatartás). Ami a konkrét szakmai munkát illeti, két feladatkörben kell a levéltáraknak eredményt elérniük: • Levéltári ajánlások és követelmények kidolgozása A 4.1.1. fejezetnél említettük, hogy a levéltáraknak aktívan be kell kapcsolódniuk a kormányzati elektronikus iratszabványok kidolgozásába. Nos, e szabványok keretein belül a közlevéltáraknak rendkívül szigorú alapelveket és konkrét útmutatásokat kell kidolgozniuk az elektronikus iratkezelési rendszerek követelményeiről, beleértve az adatok hitelességét, biztonságát, az egyes irattípusokhoz kapcsolódó metaadatok jellegét, a különböző fájlformátumokat vagy az elfogadható adathordozóknak a kérdéskörét is. Példaként említhetjük az elektronikus archiválást már régóta folytató országok eredményeit. Különösen figyelemreméltó brit nemzeti levéltár, a Public Records Office (PRO) gyakorlata. A PRO-nak sikerült szorosan bekapcsolódnia a teljesen elektronikus kormányzati rendszer kialakításának programjába7 és rendkívül részletes útmutatók egész sorában rögzítette a levéltári szempontoknak is megfelelő elektronikus iratkezelési rendszerek alapelveit, azok megvalósításának módozatait és megfelelő működésüket egészen a levéltárba kerülő maradandó értékű elektronikus iratok technikai jellemzőinek meghatározásáig.8 Mindez természetesen egy olyan széles körű kooperáció eredménye lehetett csak, melyben 1995 óta működnek együtt a különböző kormányzati szervek képviselői a levéltári szakemberekkel és a számítástechnikai kutatóintézetekkel.9 Hasonló ajánlásokat és követelményeket szinte minden olyan országban megfogalmaznak a levéltárosok, ahol az elektronizált iratképzés széles körben elterjedt, bár az angol gyakorlathoz hasonlóan kidolgozott és tervszerű program kevés létezik. Az 7 Ez a részletesen kidolgozott és pontos határidőkhöz kötött feladatterv azt irányozza elő, hogy 2004-re minden új kormányzati irat elektronikus formában tárolódjon és legyen visszakereshető. L. ezzel kapcsolatban: http://www.e-envoy.gov.uk 8 L. pl.: Management, appraisal and preservation of electronic records Vol.1-2. ; Electronic records management; Sustainable electronic records: strategies for the maintenance and preservation of electronic records and documents in the transition to 2004. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros 9 Az ún. Electronic Records from Office Systems (ERŐS) program részleteivel kapcsolatban 1.:: http://www.pro.gov.uk/recordsmariagement/eros 16
