Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
Egyesült Államok levéltári szervezete például szabályzatában külön fejezetet szán az elektronikus iratkezelésnek (definíciókkal, az alkalmazott programok követelményeivel, az iratképzési és őrzési szabványokkal stb.),10 de az ausztrál" vagy a svéd 12 állami levéltár éppúgy kidolgozta és publikálta saját metodikáját ezen a téren. • Aktív részvétel az iratképzö tevékenységének elemzésében és az elektronikus iratkezelési rendszerek kialakításában. A hagyományos iratoknál az irattári terv véleményezésekor a levéltáros az irattár rendszeréről mond ítéletet, és szükség esetén azt befolyásolja. Az elektronikus iratoknál ez egy kicsit másképpen működik, mert az irattári tervet egy olyan hardver és szoftver hozza létre, ami - ha már elkészült -kész tények elé állítja a levéltárost. Ha sok-sok millióért beszerezték a hardvert és megíratták a szoftvert, akkor az eredményen, az irattári terven már nemigen tud a levéltáros változtatni. Más szavakkal: az elektronikus iratok esetében nem arra kell a levéltárosnak koncentrálnia, hogy mit kell megőrizni a keletkezett iratokból, hanem hogy milyen iratnak kell keletkeznie ahhoz, hogy az érintett tevékenységet megfelelően dokumentálja és bemutassa. Az adott intézmény keretein belül keletkezett iratok vizsgálata helyett magasabb szintű elemzések revén kell meghatározni azokat a területeket, ahol olyan jellegű tevékenység zajlik, melynek dokumentálása az utókor számára bármilyen szempontból fontos lehet. Ez viszont óhatatlanul azt jelenti, hogy a levéltárnak az iratkezelési rendszer kialakításában is részt kell vennie. Hogy ezt a jövőben Magyarországon mennyire sikerül érvényesíteni, az már más kérdés. 4.1.4. Az ICT termékek fejlesztői és forgalmazói A jogalkotók esetéhez hasonlóan, annak érdekében, hogy a levéltári szempontoknak megfelelő elektronikus környezet alakuljon ki mind a levéltáron belül, mind a köziratképzők oldalán, szintén elengedhetetlen az elektronikus iratkezelés eszközrendszerét fejlesztő, alkalmazó és támogató vállalkozások többszintű befolyásolása, illetve a velük való együttműködés. Az együttműködés bizonyos fokú érdekazonosságon alapulhat, mert az ICT fejlesztők és forgalmazók közül egyre többen tekintik a filozófiájuk részének a közszféra támogatását, ami az erkölcsi haszon - ha úgy tetszik jó reklám - mellett, pl. a jelentős kormányzati megrendelések révén, kézzel fogható üzleti sikereket is eredményezhet. Az üzleti vállalkozások esetében a levéltár három alapvető területen tehet megelőző (proaktív) lépéseket: • olyan elektronikus irat és iratkezelési szabványok fejlesztésének és/vagy alkalmazásának szorgalmazása, amelyek a lehető legközelebb állnak a levéltár L.: www.nara.gov/records/policy/policv.html " Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRK) www.iiaa.gov.au/recordkeeping/diiks/smnmary.hlml 12 L.: National Archives regulations and generál advice on recordings for automatic data processing (ADP recordings) 1994. március 31. 17
