SZAKMAI KÉPZÉS

Irattári - Pálmány Béla: Az Új Magyar Központi Levéltár iratkezelő és irattáros tanfolyamai, 1973–1976. • 1978. [LSZ 1978/2. 225-239. p.]

Az irattári tételek jelölése lehetőleg sorszámosan előrehaladóan, minél egyszerűbben. Szabad tételszámok biztosítása. Irattári terv módosításának lehetőségei. 9. Az irattározás rendeltetése, az irattárak feladatai A szerv működése során keletkezett iratok megőrzése, ügyviteli, népgazdasági és tudományos érdekből, tehát az irattár feladata: 1. megőrzés 2. rendelkezésre bocsátás Két évig célszerű az iratok kezelőirodában tartása. 1. folyóügyek irattára (2—3 év) 2. régi iratok irattára Irattárba helyezés. Centralizált iktatásnál: év, tételszám, iktatószám. Decentralizált iktatásnál: szervezeti egység, év, tételszám, iktatószám. 10. Mit értünk irattári rendezésen? Az irattárba kerülő vagy már az irattárban levő rendezetlen iratoknak az eredeti rendben történő visszaállítását. Rendezési munka alapelve! A szervezeti felépítést kell tükröznie és lépcsőzetes legyen. Előbbihez ismerni kell a szerv felépítését, történetét. Lépcsőzetesség alatt pedig a fokozatosság betartását értjük. Tehát: fond, állag, év, iktatószám. Segédkönyvek elhelyezése. Mi a tárgyi rendezés, mikor alkalmazzuk azt az irattárban? Az iratanyag rendje úgy bomlott meg, hogy segédkönyvek hiányában nem tudjuk az eredeti rendet visszaállítani, a tárgyi rendezés csak akkor indokolt. Szervezeti egységeket alakítunk ki és az egység által ellátott ügykörökből indulunk ki, ezeket vonjuk össze. A fond és állagszintű rendezést itt is szem előtt tartjuk. Fond: egy szerv működése során keletkezett iratok összessége. Állag: egy szerven belül egy Önálló iratkezelési egység működése során keletkezett iratok összessége. 234